Dieser letzte Teil der Artikelserie befasst sich mit dem Schutz von Dokumenten innerhalb von SharePoint. Mit Hilfe der Integration der RMS in SharePoint lassen sich Dokumentenbibliotheken mit wenigen Klicks RMS-verschlüsseln. Dies bietet einen zusätzlichen Schutz zu den SharePoint-eigenen Zugriffsberechtigungen, da die in RMS-geschützten Dokumentenbibliotheken hochgeladenen Dokumente auch außerhalb von SharePoint verschlüsselt bleiben.
Die Anwendung von RMS in der Unternehmenspraxis
RMS bei Dokumentenbibliotheken und Listen in SharePoint
RMS in SharePoint bieten optimale Schutzfunktionen für Dokumente, die über SharePoint miteinander geteilt werden bzw. die gemeinsam bearbeitet werden. Dokumente, die in geschützte SharePoint-Bibliotheken hochgeladen werden, müssen nicht extra in Office oder der jeweiligen Anwendung vorher explizit RMS-verschlüsselt werden; dies wird innerhalb einer geschützten SharePoint-Bibliothek durchgeführt. Das ist insbesondere nützlich, wenn mehrere Dokumente zugleich geschützt und geteilt werden sollen, wie z. B. bei zusammengehörenden Vertragsdokumenten oder Projektanforderungsdokumenten eines Kunden. Mit wenigen Klicks lässt sich eine ganze vertrauliche Dokumentenbibliothek mit RMS schützen.
Bevor man RMS in SharePoint anwenden kann, muss die Informationsrechteverwaltung (Information Rights Management, IRM) zunächst in der SharePoint Administration aktiviert werden. Ein Benutzer mit Administrationsrechten kann hier einsehen, wie vorzugehen ist. Wenn das IRM aktiviert ist, können Bibliotheken und Listen in SharePoint mit Hilfe von granularen Zugriffsberechtigungen RMS-geschützt werden. Dabei werden die Zugriffsberechtigungen immer auf eine ganze Bibliothek bzw. Liste angewendet und nicht auf einzelne Dokumente. Im Folgenden wird beschrieben, wie die Zugriffsrechte auf eine Dokumentenbibliothek in SharePoint eingeschränkt werden und wie man mit zugriffsbeschränkten Bibliotheken arbeitet. Für IRM-Einstellungen in Listen ist ähnlich vorzugehen.
Zugriffsrechte auf eine Bibliothek mit Hilfe von RMS beschränken
Nachdem man eine Bibliothek oder Liste angelegt hat, gelangt man unter Bibliothek (bzw. Liste) zu den Bibliothekseinstellungen (bzw. Listeneinstellungen; siehe Abbildung 1).
![Verwalten von Dateizugriffsrechten mit Microsoft RMS 4-01 Screenshot Bibliothekseinstellungen in SharePoint](/NOV/Images/Blog/Archiv_Techblog/1219/image-thumb__1219__TextCombo-image-size-1-1/Verwalten-von-Dateizugriffsrechten-mit-Microsoft-RMS-%E2%80%93-Teil-4-01.png)
In den Einstellungen findet man unter dem Punkt Berechtigungen und Verwaltung die Verwaltung von Informationsrechten (siehe Abbildung 2).
![Verwalten von Dateizugriffsrechten mit Microsoft RMS 4-02 2 Screenshot Verwaltung von Informationsrechten für eine SharePoint-Bibliothek](/NOV/Images/Blog/Archiv_Techblog/1224/image-thumb__1224__TextCombo-image-size-1-1/Verwalten-von-Dateizugriffsrechten-mit-Microsoft-RMS-%E2%80%93-Teil-4-02-2.png)
Neben einem Titel und einer Beschreibung der Berechtigungsrichtlinie für die Bibliothek kann man zusätzliche Optionen festlegen (siehe Abbildung 3). Grundsätzlich gibt es in SharePoint verschiedene voreingestellte Benutzergruppen (z.B. Besitzer, Besucher und Mitglieder) die jeweils bestimmte Zugriffsrechte auf Webseiten in SharePoint haben (z.B. Vollzugriff, Leseberechtigung und Änderungsberechtigung). Wie man die Benutzergruppeneinstellungen anpasst, wird im Folgenden noch erklärt. Die Berechtigungsvergabe über Benutzergruppen bietet jedoch nur den Schutz von Dateien innerhalb von SharePoint. Sobald ein berechtigter Benutzer eine Datei z. B. herunterlädt oder ein Dokument ausdruckt, besteht der Schutz durch die Berechtigungsbeschränkungen nicht mehr und der Inhalt einer Datei kann potenziell von unbefugten Personen eingesehen werden (z. B. wenn der berechtigte Benutzer die Datei weitergibt oder das Dokument sonst irgendwie zugänglich für andere macht). Die Microsoft RMS bzw. das IRM in SharePoint schützen hiervor: Dateien, die aus IRM-geschützten SharePoint-Bibliotheken angezeigt oder heruntergeladen werden, bleiben verschlüsselt, so dass die Inhalte für unbefugte Personen nicht zugänglich sind.
![Verwalten von Dateizugriffsrechten mit Microsoft RMS 4-03 Screenshot Einstellungen der Informationsrechteverwaltung für eine SharePoint-Bibliothek](/NOV/Images/Blog/Archiv_Techblog/1253/image-thumb__1253__TextCombo-image-size-1-1/Verwalten-von-Dateizugriffsrechten-mit-Microsoft-RMS-%E2%80%93-Teil-4-03.png)
In der Verwaltung von Informationsrechten aus Abbildung 3 lassen sich Einstellungen über die Benutzergruppeneinstellungen hinaus vornehmen. Die IRM-Einstellungen für eine Bibliothek beinhalten, dass die Benutzer bei Bedarf nur Dokumente in die Bibliothek hochladen können, die IRM in SharePoint unterstützen (hauptsächlich Word-, Excel-, PowerPoint- und PDF-Dateien). Der grundsätzliche Zugriff (aller Benutzergruppen) auf die Bibliothek lässt sich zeitlich bestimmt beenden. Es lässt sich außerdem verhindern, dass Dokumente im Browser geöffnet werden, wobei auch hier die Einschränkung für Word-, Excel-, PowerPoint- und PDF-Dateien gilt. Andere Dateitypen wie z.B. Bild-Dateien lassen sich zwar grundsätzlich nicht im Browser öffnen; dafür wird allerdings unabhängig von den IRM-Einstellungen eine Vorschau der Datei durch Klick auf die drei Punkte hinter der Datei angezeigt (siehe Abbildung 4).
![Verwalten von Dateizugriffsrechten mit Microsoft RMS 4-04 Screenshot Vorschau einer Bild-Datei in einer IRM-geschützten SharePoint-Bibliothek](/NOV/Images/Blog/Archiv_Techblog/1218/image-thumb__1218__TextCombo-image-size-1-1/Verwalten-von-Dateizugriffsrechten-mit-Microsoft-RMS-%E2%80%93-Teil-4-04.png)
Die Vorschau von Office- oder PDF-Dateien wird beim Klick auf die drei Punkte hinter einer Datei in einer IRM-geschützten SharePoint-Bibliothek grundsätzlich unterdrückt (siehe Abbildung 5). Office- und PDF-Dokumente lassen sich normalerweise im Browser anzeigen durch Klick auf „Öffnen” bei einer PDF-Datei bzw. auf „Im Browser anzeigen” bei Office-Dateien, was sich wiederum durch Aktivieren der entsprechenden Option in der Informationsrechteverwaltung für eine SharePoint-Bibliothek verhindern lässt.
![Verwalten von Dateizugriffsrechten mit Microsoft RMS 4-05 Screenshot Unterdrückte Vorschau PDF-Dateien in einer IRM-geschützten SharePoint-Bibliothek](/NOV/Images/Blog/Archiv_Techblog/1228/image-thumb__1228__TextCombo-image-size-1-1/Verwalten-von-Dateizugriffsrechten-mit-Microsoft-RMS-%E2%80%93-Teil-4-05.png)
![Verwalten von Dateizugriffsrechten mit Microsoft RMS 4-05 2 Screenshot Unterdrückte Vorschau von PDF- und Office-Dateien in einer IRM-geschützten SharePoint-Bibliothek](/NOV/Images/Blog/Archiv_Techblog/1220/image-thumb__1220__TextCombo-image-size-1-1/Verwalten-von-Dateizugriffsrechten-mit-Microsoft-RMS-%E2%80%93-Teil-4-05-2.png)
In den IRM-Einstellungen einer SharePoint-Bibliothek lassen sich ferner die Zugriffsrechte auf die Dokumente in der Bibliothek über die Benutzergruppeneinstellungen hinaus granular festlegen. Das Drucken von Dokumenten, was z. B. Benutzern mit alleiniger Leseberechtigung normalerweise nicht möglich ist, kann ausdrücklich erlaubt werden. Allen Benutzern mit mindestens einer Leseberechtigung kann außerdem die Ausführung von Skripten und die Verwendung der Bildschirmsprachausgabe sowie das Schreiben in einer heruntergeladenen Kopie eines Dokuments erlaubt werden. Auch lässt sich der Zugriff auf ein Dokument nach dem Download zeitlich beschränken. Außerdem lässt sich ferner anfordern, dass Benutzer nach bestimmten Zeiträumen ihre Authentifizierung erneuern müssen, oder dass Benutzer Dokumente nur für Mitglieder einer bestimmten Active-Directory-Gruppe bzw. eines Exchange-Onlineverteilers freigeben können. Weitere Informationen zu der Verwaltung von Informationsrechten einer Bibliothek oder Liste in SharePoint finden sich hier.
RMS-unabhängige Zugriffsberechtigungen in SharePoint
Wie zuvor bereits erwähnt, bietet SharePoint grundsätzliche Einstellungen von Zugriffsberechtigungen für Bibliotheken und Listen an, die nicht an ein Abonnement von Microsoft RMS gebunden sind und die durch die zuvor beschriebenen IRM-Einstellungen erweitert werden. Diese Einstellungen, „Berechtigungen für Dokumentenbibliothek” (oder „Berechtigungen für Liste” entsprechend), lassen sich ebenfalls in den Bibliothekseinstellungen unter Berechtigungen und Verwaltung finden (siehe Abbildung 6).
![Verwalten von Dateizugriffsrechten mit Microsoft RMS 4-02 Screenshot Einstellungen der geschützten Inhalte in der SharePoint-Bibliothek](/NOV/Images/Blog/Archiv_Techblog/1225/image-thumb__1225__TextCombo-image-size-1-1/Verwalten-von-Dateizugriffsrechten-mit-Microsoft-RMS-%E2%80%93-Teil-4-02.png)
Dort findet sich eine Übersicht der vorhandenen Benutzergruppen mit deren Berechtigungsstufen. Diese Einstellungen werden von der übergeordneten Websitesammlung übernommen und sind vordefiniert. Um neue Benutzergruppen mit eigenen Rechten zu erstellen, muss man das übergeordnete Element verwalten, also meist die Websitesammlung, für die man entsprechende Administrationsrechte benötigt. Um wiederum die Benutzergruppen der Bibliothek selbst bzw. ihre Berechtigungsstufen nach eigenem Bedarf anzupassen, muss zunächst die Berechtigungsvererbung beendet werden (siehe Abbildung 7).
![Verwalten von Dateizugriffsrechten mit Microsoft RMS 4-07 Screenshot Berechtigungsvererbung in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek beenden](/NOV/Images/Blog/Archiv_Techblog/1245/image-thumb__1245__TextCombo-image-size-1-1/Verwalten-von-Dateizugriffsrechten-mit-Microsoft-RMS-%E2%80%93-Teil-4-07.png)
Dann lassen sich die Benutzerberechtigungen für ausgewählte Benutzergruppen bearbeiten (siehe Abbildung 8) oder unter „Berechtigungen erteilen” einzelnen Benutzern bestimmte Rechte für die Bibliothek geben.
![Verwalten von Dateizugriffsrechten mit Microsoft RMS 4-08 Screenshot Benutzerberechtigungen einer SharePoint-Bibliothek bearbeiten](/NOV/Images/Blog/Archiv_Techblog/1240/image-thumb__1240__TextCombo-image-size-1-1/Verwalten-von-Dateizugriffsrechten-mit-Microsoft-RMS-%E2%80%93-Teil-4-08.png)
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Dateizugriffsrechte verwalten mit Microsoft RMS – Teil 2
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Dateizugriffsrechte verwalten mit Microsoft RMS – Teil 3
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Dateizugriffsrechte verwalten mit Microsoft RMS – Teil 1
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LAG Hamm: SharePoint-Integration für Gerichtssoftware
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Angebot: Microsoft 365 Content Hub
![novaCapta: Ihr Partner für die digitale Transformation mit Microsoft Technologien](/NOV/Images/Shooting%20B%C3%BCro%20Hannover%20April%202024/31419/image-thumb__31419__MediumTileGrid-item-main-s1-3/DSC00251-klein.jpg)
Siemens AG: SharePoint statt Excel bei komplexen Formularen
![Eine Frau, die mit einem Laptop auf einem Stuhl sitzt](/NOV/Referenzen/Caritas/1334/image-thumb__1334__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Junge-mit-Herz.jpg)
Caritasverband Köln: Lösung Qualitätsmanagement-Dokumente
![Eine Frau nimmt über Microsoft Teams per Mobiltelefon an einer Onlinebesprechung teil.](/NOV/Images/ImagesContentseiten/4004/image-thumb__4004__MediumTileGrid-item-main-s1-3/O365_Team.jpg)
Migration von HCL Connections zu MS Teams und SharePoint
![Hands of man using online virtual app on mobile phone. Millennial guy chatting on smartphone, using banking services, reading text message, typing, shopping, making call, browsing internet. Close up](/NOV/Images/Blog/Fallback_Titelbilder/1292/image-thumb__1292__MediumTileGrid-item-main-s1-3/man-using-mobile-phone_Adobe-453628768.jpg)
Ich bin im Flow! – Eine Übersicht zu Microsoft Flow
![Zwei Frauen schauen gemeinsam auf einen Bildschirm](/NOV/Images/Blog/Fallback_Titelbilder/1290/image-thumb__1290__MediumTileGrid-item-main-s1-3/TeamworkB%C3%BCro.jpg)
Umfragen in Teams mit Microsoft Forms
![Ein in eine alte Schreibmaschine eingespanntes Blatt Papier mit dem getippten Wort Vertraulich.](/NOV/Images/Headerimages/7024/image-thumb__7024__MediumTileGrid-item-main-s1-3/InformationProtection.jpg)
Informationssicherheit mit Azure Information Protection
![Eine Angestellte lädt auf ihrem Handy die Microsoft Teams App für digitale Zusammenarbeit herunter.](/NOV/Images/Headerimages/10034/image-thumb__10034__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Teams.jpg)
Microsoft Teams: mehr als Videotelefonie und Chat
![Microsoft 365 Panel der novaCapta](/NOV/Images/Headerimages/15687/image-thumb__15687__MediumTileGrid-item-main-s1-3/M365-Panel_Header-background_3840x960.png)
Migration von Confluence zu SharePoint
![News der novaCapta](/NOV/Images/Blog/Fallback_Titelbilder/1354/image-thumb__1354__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Two-business-men-talking-to-each-other.jpg)
Zentralisiertes Logging – Simpler Logging-Stack mit Graylog
![Blue sky and clouds](/NOV/Images/Blog/Fallback_Titelbilder/1355/image-thumb__1355__MediumTileGrid-item-main-s1-3/BlauerHimmel.jpg)
Angular Route-Guards
![Abheben in die Cloud Close up of female hands while typing on laptop](/NOV/Images/Blog/Fallback_Titelbilder/392/image-thumb__392__MediumTileGrid-item-main-s1-3/FliegerCloud.jpg)
Was ist Application Lifecycle Management (ALM)?
![Zwei Frauen schauen gemeinsam auf einen Bildschirm](/NOV/Images/Blog/Fallback_Titelbilder/1290/image-thumb__1290__MediumTileGrid-item-main-s1-3/TeamworkB%C3%BCro.jpg)
Fünf Tipps für eine verbesserte Software-Adoption
![Zwei Frauen schauen gemeinsam auf einen Bildschirm](/NOV/Images/Blog/Fallback_Titelbilder/1290/image-thumb__1290__MediumTileGrid-item-main-s1-3/TeamworkB%C3%BCro.jpg)
Change Management in IT-Projekten
![Qualitätsmanagement Close up shot of female hands typing on laptop](/NOV/Images/Blog/Fallback_Titelbilder/1353/image-thumb__1353__MediumTileGrid-item-main-s1-3/female-hands-typing-on-laptop.jpg)
SharePoint vs. TYPO3 – Sechs Gründe für SharePoint-Intranet
![novaCapta: Ihr Partner für die digitale Transformation mit Microsoft Technologien](/NOV/Images/Shooting%20B%C3%BCro%20Hannover%20April%202024/31430/image-thumb__31430__MediumTileGrid-item-main-s1-3/DSC00251-zuschnitt.jpg)
Braucht man wirklich jQuery?
![Zwei Frauen schauen gemeinsam auf einen Bildschirm](/NOV/Images/Blog/Fallback_Titelbilder/1290/image-thumb__1290__MediumTileGrid-item-main-s1-3/TeamworkB%C3%BCro.jpg)
Xamarin – plattformübergreifende App-Entwicklung
![Blue sky and clouds](/NOV/Images/Blog/Fallback_Titelbilder/1355/image-thumb__1355__MediumTileGrid-item-main-s1-3/BlauerHimmel.jpg)
Hat Ihr Unternehmen einen Informations-Lebenszyklus?
![novaCapta: Ihr Partner für die digitale Transformation mit Microsoft Technologien](/NOV/Images/Shooting%20B%C3%BCro%20Hannover%20April%202024/31430/image-thumb__31430__MediumTileGrid-item-main-s1-3/DSC00251-zuschnitt.jpg)
Angular 5 Custom Filter in Angular Material Data-Table
![Blue sky and clouds](/NOV/Images/Blog/Fallback_Titelbilder/1288/image-thumb__1288__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Frau%20in%20der%20Cloud.jpg)
Grundlagen der Datenmodellierung
![Zwei Frauen schauen gemeinsam auf einen Bildschirm](/NOV/Images/Blog/Fallback_Titelbilder/1290/image-thumb__1290__MediumTileGrid-item-main-s1-3/TeamworkB%C3%BCro.jpg)
Tipps und Tricks mit Entity Framework
![Abheben in die Cloud Close up of female hands while typing on laptop](/NOV/Images/Blog/Fallback_Titelbilder/392/image-thumb__392__MediumTileGrid-item-main-s1-3/FliegerCloud.jpg)
Grundlagen der Gestaltung
![Schreibtisch](/NOV/Images/Blog/Fallback_Titelbilder/1289/image-thumb__1289__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Schreibtisch.jpg)
Anhänge nach Datentyp in PowerApps einschränken
![novaCapta: Ihr Partner für die digitale Transformation mit Microsoft Technologien](/NOV/Images/Shooting%20B%C3%BCro%20Hannover%20April%202024/31430/image-thumb__31430__MediumTileGrid-item-main-s1-3/DSC00251-zuschnitt.jpg)
Testen von Angular Anwendungen mit Cypress
![Hands of man using online virtual app on mobile phone. Millennial guy chatting on smartphone, using banking services, reading text message, typing, shopping, making call, browsing internet. Close up](/NOV/Images/Blog/Fallback_Titelbilder/1292/image-thumb__1292__MediumTileGrid-item-main-s1-3/man-using-mobile-phone_Adobe-453628768.jpg)
GraphQL – Die Alternative zu REST
![Phishing, mobile phone hacker or cyber scam concept. Password and login pass code in smartphone. Online security threat and fraud. Female scammer with cellphone and laptop. Bank account security.](/NOV/Images/Blog/28758/image-thumb__28758__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Blog_Header_Cyber%20Security.jpg)
Die Awareness kommt mit dem ersten Cyberangriff
![Team of programmers working in office](/NOV/Images/Blog/Headerbild/18304/image-thumb__18304__MediumTileGrid-item-main-s1-3/IT-Projekte%20und%20Change%20Management.png)
Was Sie beim nächsten IT-Projekt beachten sollten
![Programmer Woman Coding On Computer](/NOV/Images/Blog/Headerbild/18306/image-thumb__18306__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Ohne%20Programmierkenntnisse%20zum%20Entwickler%20werden%20-%20Power%20Platform.png)
Ohne Programmierkenntnisse zum Entwickler werden
![GARANCY ist ein IAM Produkt mit vielfältigen Möglichkeiten GARANCY ist ein IAM Produkt mit vielfältigen Möglichkeiten](/IPG/Blog/Blog%20TTA%20IAG/06_GARANCY%20IAM%20Suite/9446/image-thumb__9446__MediumTileGrid-item-main-s1-3/06_Blog_Teaser_GARANCY__IAM_Suite.jpg)
GARANCY – vielfältigen IAM-Möglichkeiten
![Wie das optimale IAM Tool gefunden werden kann Blogbeitrag, wie das optimale IAM Tool gefunden werden kann](/IPG/Blog/Blog%20TTA%20IAG/02_IAM_Evaluation/8871/image-thumb__8871__MediumTileGrid-item-main-s1-3/02_Blog_IAM_Tool_Schloss.jpg)
So finden Sie das optimale IAM-Tool für sich!
![Cloudbasiert digitale Kundenprozesse optimieren Blogbeitrag wie cloudbasiert digitale Kundenprozesse optimiert werden](/IPG/Blog/Blog%20TTA%20IAG/03_Microsoft%20Azure%20Ad%20B2C/8872/image-thumb__8872__MediumTileGrid-item-main-s1-3/03_Blog_Cloud.jpg)
Wie cloudbasiert digitale Kundenprozesse optimiert werden
![Authentifizierung als Schutz von Unternehmen Blogbeitrag zur Authentifizierung als Schutz von Unternehmen](/IPG/Blog/Blog%20TTA%20IAG/04_Authentifizierung/9427/image-thumb__9427__MediumTileGrid-item-main-s1-3/04_Blog_Authentifizierung.png)
Warum Authentifizierung unser ständiger Begleiter ist
![](/IPG/Blog/Expertenberichte/2023_Datenschutzgesetz_CH/27621/image-thumb__27621__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Teaserbild_nDSG_CH.jpg)
Neues Datenschutzgesetz – Schutz vor Sanktionen dank IAM
![Teaserbild Expertenbericht IAM zu FINMA Rundschreiben Teaserbild Expertenbericht IAM zu FINMA Rundschreiben](/IPG/Blog/Expertenberichte/202310_FINMA/29489/image-thumb__29489__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Teaser_Expertenbericht_IAM_Finma.jpg)
IAM für Banken & Finanzinstitute in der Schweiz
![Teaserbild_Expertenbericht_DORA_IAM Teaserbild_Expertenbericht_DORA_IAM](/IPG/Blog/Expertenberichte/202310_DORA/29327/image-thumb__29327__MediumTileGrid-item-main-s2-3/Teaserbild_Dora_IAM_Experten.jpg)