Mithilfe der novaCapta wurde der Aufbau einer modernen, nachhaltigen Zusammenarbeits- und Kommunikationsplattform für den weltweiten Einsatz in mehreren Sprachen gestaltet.
Herausforderungen
- Die bestehende, sehr intensiv genutzte SharePoint 2010-Umgebung erreicht das Ende des Lebenszyklus
- Die architekturbedingten Speicherplatzlimitationen sowie die beschränkte Ausbaufähigkeit blockieren die Weiterentwicklung des Portals
Projektziele
- Aufbau einer modernen, nachhaltigen Zusammenarbeits- und Kommunikationsplattform für den weltweiten Einsatz in mehreren Sprachen
- Vereinfachter Zugang zu den Inhalten für externe Teilnehmer wie Partner, Lieferanten und Kunden, und Nutzung des Potenzials der modernen Cloudlösung auf Basis von Office 365
- Optimierung der Struktur sowie der Suche zur Verbesserung der Auffindbarkeit von Daten und Bereitstellung aller Inhalte auf mobilen Devices
Lösung
- Einsatz von SharePoint Online zur Bereitstellung eines modernen Arbeitsplatzes in der Cloud auf Basis von Office 365
- Benutzerfreundliches Kommunikations- und Kollaborationsportal mit hohem Self-Service-Fokus
Mehrwert
- Weltweit nutzbares Publikations- und Kollaborations-Portal, das auch für externe Benutzende uneingeschränkt zugänglich ist
- Device- und standortunabhängige Nutzung
- Zeitersparnis durch schnellere Auffindbarkeit und klare Strukturen
- Schnelle Akzeptanz und hoher Nutzungsgrad durch modernstes Portal
"Microsoft 365 ermöglicht uns nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit über Länder und Kontinente hinweg und steigert die Agilität und Effizienz jedes einzelnen Mitarbeiters. Damit ist das Fundament gelegt, die ganzheitliche Digitalisierung auf höchstem Niveau voranzutreiben und dies mit der Wirtschaftlichkeit zukunftssicher in Einklang zu bringen."
Zied KallelSharePoint Solution ArchitectSIGAEin klares Bekenntnis zur Cloud
SIGA hat im Rahmen der Evaluation der zukünftigen Portal- und Zusammenarbeitslösung ein klares Bekenntnis zu Office 365 als perfekt geeignete Plattform gemacht. Durch die stetige Optimierung der Systemplattform und Lösungslandschaft macht SIGA auch im Bereich der Zusammenarbeitsplattform mit SharePoint Online einen wichtigen Schritt in die Zukunft. Sämtliche Anspruchsgruppen wurden in den Transformationsprozess involviert, um eine bestmögliche Akzeptanz zu schaffen.
Eine optimale Skalierbarkeit der Plattform kann in Office 365 mit den flexiblen Speichererweiterungsmöglichkeiten erreicht werden. Zudem müssen zukünftig – durch den klaren Fokus auf Standardtechnologien – keine aufwendigen Migrationsschritte mehr umgesetzt werden. Office 365 bietet zudem eine optimale Integrationsplattform für eine Vernetzung mit weiteren Diensten wie Dynamics 365, Power BI, PowerApps und Flow. Aufgrund der internationalen Verbreitung der SIGA war auch die Mehrsprachigkeit des Portals ein zentrales Bedürfnis. Dies konnte optimal mit mehrsprachigen Vorlagen für die Kollaborationsräume – in Kombination mit der mehrsprachigen Benutzeroberfläche von SharePoint – erreicht werden.
Zusammenarbeit vereinfachen und Grenzen abbauen
Durch die zentrale Bereitstellung von standardisierten Sitzungs-, Team- und Projekträumen wird die Orientierung und die Auffindbarkeit für alle Benutzergruppen deutlich vereinfacht. Mittels eines state-of-the-art Provisionierungs-Verfahrens können neue Räume – kombiniert mit einem Antrags- und Genehmigungsverfahren – sehr einfach im Self-Service-Modus erstellt werden. Innerhalb weniger Minuten sind neue Räume – inkl. Workflows, Berechtigungen, Listen, Bibliotheken und sonstigen Bausteinen bereit zur Nutzung durch die Anwender.
Durch die individuellen Berechtigungen sehen die Anwender nur diejenigen Inhalte, die sie auch öffnen dürfen. Damit reduziert sich auch die Fülle an Informationen und die Übersichtlichkeit wird deutlich verbessert. Aufgrund der standardisierten Vorlagen wird einerseits das zentrale Management der Zusammenarbeitsräume vereinfacht, andererseits gestaltet sich das Zurechtfinden für den Anwender um einiges einfacher, da jeder Raum die gleiche Struktur hat. Auch sämtliche Navigationselemente wurden auf das Wesentliche reduziert.
Benutzerzentrierte Plattform für den optimalen Informationsaustausch
Während der ganzen Konzeptionsphase wurde das Projekt im Rahmen von UX/UI-Workshops begleitet, um die User Experience nachhaltig zu verbessern. Dazu wurde auf Basis von Mockups eine optimale Gestaltung diskutiert und iterativ durch die Projektgruppe validiert. Im Rahmen dieser Aktivitäten stand auch jeweils der Austausch zwischen Teams, Projekten, Sitzungen und Gruppen im Fokus. Durch gezielte Vernetzung und ein klares Benutzerkonzept konnten diverse Optimierungen für eine bessere Zusammenarbeit und Förderung der übergreifenden Kommunikation sichergestellt werden.
Nicht zuletzt wurden auch die externen Benutzer in den Überlegungen berücksichtigt, um auch hier eine Verbesserung des Informationsaustausches zu erreichen. Auch die zentrale Bereitstellung aller gemeinsam genutzten Apps fördert den aktiven Einsatz der Applikationen und sorgt für Transparenz zwischen den Abteilungen. Durch persönliche Favoriten kann zudem eine weitere Steigerung der Personalisierung erreicht werden.
Eingesetzte Technologien
Kundenprofil
SIGA
SIGA ist führend in der Entwicklung, Produktion und beim Vertrieb wohngiftfreier Produkte für die luft- und winddichte Gebäudehülle. SIGA-dichte Gebäude zeichnen sich aus durch geringe Heiz- und Klimatisierungs-Kosten, hohen Wohnkomfort ohne Zugluft und Schutz vor Schimmelpilz. Know-how, Qualität, Innovation und die konsequente Orientierung an Nachhaltigkeit zählen zu den Erfolgsrezepten des Schweizer Familien-Unternehmens.