Dateien und Dokumente gehören zu den wertvollsten Ressourcen von Unternehmen und bilden die Basis für die weitere Digitalisierung von Prozessen. Doch das Potential wird oft nicht voll ausgeschöpft, v.a. durch den Einsatz von heterogenen CMS und DMS. Unser Content Hub auf Basis von Microsoft 365 bietet Ihnen eine All-in-one Lösung für ein ganzheitliches, sicheres Content- und Dokumentenmanagement – und lässt sich dabei flexibel auf Ihre individuellen Bedürfnisse zuschneiden.
Content bildet die Lebensader jedes Unternehmens: Durch Content arbeiten Mitarbeitende innovativ zusammen und entwickeln Produkte und Dienstleistungen, die begeistern. Auf Basis von Dokumenten und Dateien werden wichtige Prozesse angestoßen werden, die die Agilität fördern und Kosten senken. Und nicht zuletzt dient Wissen in Form von Content dazu, bessere Entscheidungen zu treffen und Mitarbeitende zu fördern. Daher verwundert es nicht, dass mehr Content erstellt wird als je zuvor – laut Microsoft werden allein in M365 täglich zwei Milliarden Dokumente generiert. Hinzu kommt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz, durch den Content immer besser verarbeitet und für die Erstellung neuer Inhalte genutzt werden kann.
Warum ist ein Contentmanagement Prozess wichtig?
Doch Content allein reicht nicht: Erst die unternehmensweite Verfügbarkeit von Inhalten – über organisatorische Bereiche und Fachlichkeiten hinweg – ermöglicht die Umsetzung effizienterer und neuer dokumentenbasierter Abläufe. Dem entgegen steht die heutige Contentlandschaft in Unternehmen, die meist geprägt ist durch den Einsatz von heterogenen, oft spezialisierten CMS, DMS sowie Web-Contentmanagement-Systemen. Dadurch kann das Potential aus Sicht innovativer Ansätze, Automatisierung, Anwendung von KI und Senkung der Betriebskosten nicht voll ausgeschöpft werden.
Die Lösung hierfür liegt in einem gut strukturierten, ganzheitlichen und dynamischen Content- und Dokumentenmanagement (inkl. Governance und Security) über den gesamten Lifecycle hinweg. Contentmanagement stellt Unternehmen jedoch vor große Herausforderungen:
Wildwuchs: Die Suche nach spezifischen Dokumenten ist mühsam, Ablagestrukturen folgen keinem klaren Schema, ein Dokument hat verschiedene Versionen
Fehlende Kenntnis: Mitarbeitende kennen die Ablagestruktur und die Vorteile der Cloud nicht, Dokumente werden oft noch lokal auf dem Desktop gespeichert
Fehlende übergreifende fachliche Sichten: Die meist technisch getriebenen Ablagestrukturen enthalten z.B. selten alle Dokumente, Korrespondenz bzw. Reklamationen zu einzelnen Kund:innen
Verschiedene Systeme ohne Verknüpfung: Teure und ineffiziente Nutzung, ständiger Wechsel zwischen den Systemen (schlechte Usererfahrung)
Mangelndes Vertrauen: Bei Zugriffsschutz, Handhabung von sensiblen Daten intern wie extern sowie der Einhaltung von Compliance-Anforderungen
Diese Problematiken durchziehen das gesamte Unternehmen, denn alle Mitarbeitenden arbeiten täglich mit den unterschiedlichsten Dokument- und Dateiformaten. Verschiedene Zielgruppen stellen dabei verschiedene Anforderungen an eine zentrale Contentmanagement-Plattform:
Mitarbeitende in HR & Legal
Sicheres, compliance- und rechtskonformes Arbeiten mit Dokumenten
IT-Abteilung
All-in-one Lösung: technisch, administrativ, effizient
Entscheidungs-träger:innen
Innovative, zukunftsgerichtete Lösung, die Kosten senkt und Effizienz steigert
Fachbereiche
Intuitive, integrierte Lösung, „Info at your fingertips“
Projektbeteiligte
Direkter Zugriff auf alle Informationen eines Projektes - ob Dokumentation, News oder Rechnungen
All-in-one Lösung: Content Hub auf Basis von M365
Genau hier setzen wir mit unserem M365 Content Hub an: Dieser kann als Basis dienen für die schnelle Umsetzung verschiedenster vorgangsbezogener Anwendungen Ihrer Fachbereiche wie z.B. Kundenprojekte, Entwicklungen, Legal Matter Management, Vertragsmanagement oder Beratungsvorgänge. Dabei zeichnen sich alle fachlichen Ausprägungen des Content Hub für die Nutzer:innen durch ein ähnliches Nutzungserlebnis und sich wiederholende Interaktionen aus. Ein konkretes Beispiel stellt unser Legal Matter Hub dar.
Microsoft 365 ist ein echter Allrounder und bildet daher die optimale Grundlage für ein effizientes und vernetztes Content- und Dokumentenmanagement. Allen voran SharePoint und Microsoft Teams als flexible, webbasierte Plattformen spielen eine wichtige Rolle, aber auch Technologien wie MS Graph, Purview oder Copilot kommen zum Einsatz. Die M365 Plattform hat sich insgesamt zu einem mächtigen Werkzeug zur Verwaltung von Inhalten und zu einer Prozessplattform entwickelt – inkl. integrierter Sicherheits- und Compliance-Werkzeuge, um die Inhalte sicher und rechtskonform zu verwalten. novaCapta ergänzt diese Fähigkeiten um optimierte fachliche und vorgangsgetriebene Strukturen, die einen einfachen, intuitiven Zugang zu den Inhalten ermöglichen. Zudem gewährleisten wir durch unsere Lösungskomponenten eine Standardisierung der Inhaltsstrukturen und ermöglichen eine Kontrolle des Content Lifecycles.
Unter der richtigen Nutzung wird so aus Ihrem Microsoft 365 der nC M365 Content Hub. Mit diesem stellen Sie sicher, dass Ihre Inhalte in Zukunft strukturiert, auffindbar, durchsuchbar, sicher und nahtlos integriert sind.
Intelligentes Contentmanagement mit KI
Künstliche Intelligenz birgt gerade im Bereich Content- und Dokumentenmanagement enormes Potential und unterstützt bei folgenden Use Cases:
Generativ
Generierung neuer Inhalte und Zusammenfassungen, Erstellung ähnlicher Dokumente (z.B. SOWs), Unterstützung bei der Redaktion von Inhalten
Analyse & Extraktion
Belegerkennung, Verarbeitung, Klassifizierung von Dokumenten
Analyse & Bewertung
Risikobewertung von Vorgängen, Vorhaben und Dokumenten, Erkennung von Compliance- und Security-Risiken, Sentiment Analyse
Finden & Recherchieren
Textanalyse zur Recherche von Entscheidungsfindungen, Visualisierung von komplexen Sachverhalten und Beziehungen
Passend dazu weitet Microsoft nun auch Copilot for M365 auf SharePoint und OneDrive aus: Agents (vorgefertigt oder customized für einen bestimmten Zweck) können Ihnen Dokumente oder Dateien zusammenfassen oder vergleichen, relevante Informationen extrahieren, Fragen beantworten, FAQs generieren und als Sparringspartner gemeinsam mit Ihnen neue Ideen generieren. Ihre selbst erstellten Agents können Sie problemlos mit Ihre Kolleg:innen teilen und somit Wissenstransfer und Zusammenarbeit fördern.
KI kann ihr volles Potential aber erst dann entfalten, wenn ein gut strukturiertes Content Management vorhanden ist – es handelt sich also um eine wechselseitige Beziehung. Gerade wenn KI im Einsatz ist, müssen Dateien und Dokumente jedoch entsprechend geschützt werden. Ein Content Hub auf Basis von Microsoft 365 bietet Ihnen umfangreiche Security, Risk und Compliance Lösungen, mit denen Sie:
- Gesetzliche/rechtliche Auflagen und Vorgaben erfüllen
- Unternehmensdaten schützen und Lifecycle-Management vereinfachen (Information Classification/Labeling & Protection, Data Loss Prevention)
- Monitoring- und Kontroll-Zentren und Governance-Prozesse aufsetzen
Welche Vorteile bietet der M365 Content Hub?
Mit seiner Ganzheitlichkeit bietet der Content Hub auf Basis von Microsoft 365 Erfolgsfaktoren in jedem Bereich des Content- und Dokumentenmanagements. Auf diese Weise erleben Sie eine sichere, umfangreiche und innovative Nutzung von Unternehmensinhalten:
- Einfachheit & Nutzungstiefe durch das Arbeiten in den bekannten M365 Tools und wiederkehrenden, standardisierten Strukturen sowie fachlichen und vorgangsgetriebenen Sichten
- Unternehmensweite Reichweite durch Dashboards, fachliche Sichten, eine klare Struktur und Navigation sowie Mail-Ablage in allen digitalen Kanälen
- Hoher Nutzungsgrad durch Content, Prozess und Application Integration und die Möglichkeit, auch Umsysteme wie ERP und CRM in die Arbeitsabläufe zu integrieren
- Kontrollierter Betrieb durch Content Lifecycle Management, Backup, Archiv und die dazugehörige Governance
- Schutz & Vertrauen durch Access Management, Security Dienste, Privacy und Compliance Regelungen und Datenschutz
- Neues generieren durch die Nutzung von AI-Dokumentenautomatisierung, MS Copilot, ChatGPT und Azure OpenAI Möglichkeiten sowie umfangreiche Suchen
- Kosten einsparen durch eine höhere Nutzungstiefe des lizensierten M365 Arbeitsplatzes und die Reduzierung der heterogenen Systemlandschaft (und verbundener Lizenzkosten)
Weitere Komponenten für Ihren M365 Content Hub
In unseren Projekten hat sich gezeigt, dass M365 eine weitreichende Abdeckung beim Content Management erreichen kann, aber an manchen Stellen auch an seine Grenzen stößt. Deshalb haben wir ergänzende Lösungskomponenten entwickelt – diese ermöglichen es, effektiver Dokumente abzulegen, Standardstrukturen und deren Governance einzuhalten sowie die fachlichen Einstiege bereitzustellen. Je nach Bedarf können folgende beispielhafte Lösungsbausteine die M365 Standard Dienste ergänzen:
Unser Outlook Add-In ermöglicht es Ihnen, Mail-Korrespondenzen und/oder -Dateien in den entsprechenden Ablagebereichen zur Verfügung zu stellen und damit das übergreifende Unternehmenswissen zu erweitern.
Unsere BP-Navigation sorgt für übersichtliche fachliche Navigations- und Ablagemechanismen. Je nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren wir verschiedene Einstiege zu den unterschiedlichen Informationsbereichen über fachliche Strukturen (z.B. Teambereiche, Projekte, Produktwelten etc.).
Darüber hinaus ist auch jederzeit eine vorgangsbezogene Ablage möglich.
Unser ganzheitliches Metadatenmodell und -management können Sie zur Anreicherung von Daten nutzen. Unsere Lösungskomponente nC Doc-View-and-Action ermöglicht Ihnen dann eine dynamische, metadatengetriebene Dokumentenanzeige inkl. Suche, fachlichen Filtern und Dokument Aktions-Menü.
Im Kontext eines Vorgangs können Sie Uploads inkl. Vererbung von Metadaten vornehmen und optional eine manuelle Abfrage von bestimmten Dokumentdaten durchführen.
Anwendungen wie Microsoft Teams oder SharePoint sollten Sie immer an Ihre interne Arbeitsweise anpassen, d.h. Ihre bewährten Strukturen und Prozesse in Ihren Modern Workplace übertragen. Mit unserer Lösung novaWorxx können Sie eine Governance in Form von Vorgaben und Regeln ergänzen, Templates nach Ihrem Bedarf erstellen und provisionieren sowie den Lifecycle von Teams und Sites verwalten – so schaffen Sie die Voraussetzung für eine nachhaltige Zusammenarbeit in Ihrer Cloud.
So setzen wir Ihren M365 Content Hub auf
Ausgangssituation und Zielbild sind bei jedem Unternehmen anders. Deshalb nutzt unser M365 Content Hub zwar die Standardmittel von Microsoft, lässt sich aber bzgl. Umfang und Fokus genau auf Ihre individuellen Bedürfnisse zuschneiden – vom fachlichen Sichten (Ablageorte) und suchgetriebenen Dashboards über eine kontextuell eingebettete, integrierte Dokument- und Contentmanagement-Plattform bis hin zu einem ganzheitlichen Content Hub auf Basis des gesamten M365 Service (inkl. der Nutzung von Umsystemen wie ERP, CRM-Suite).
Wir erarbeiten mit Ihnen eine passgenaue Lösung und orientieren uns dabei an folgenden Schritten:
Analyse
Aufnahme der Ist-Situation und Anforderungen verstehen
Nutzungsdefinition & Roadmap
Entwicklung des Zielbilds, Regeln & Prozesse definieren
Einführung
Etablierung der M365 Content Hub Strukturen und Prozesse
Wie immer gilt: Ein konsistentes Change Management darf nicht fehlen! Ein erfolgreicher Content Hub lebt davon, dass Ihre Mitarbeitenden diesen kennen, die Funktionsweise verstehen und letztendlich auch wirklich darin arbeiten. Damit dies gelingt, müssen bekannte Arbeits- und Denkweisen behutsam durch entsprechende Maßnahmen angepasst werden.
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