Kissling + Zbinden: Zentralisierte Projektarbeit in «Projektraum 365»

Zusammen mit novaCapta hat Kissling + Zbinden «Projektraum 365» implementiert, welcher die gemeinsame Projektarbeit durch Zentralisierung und Automatisierung deutlich vereinfacht – auch dank Anbindung an das ERP-System. Darüber hinaus ermöglichen Microsoft Intune & Defender ein ganzheitliches Endpoint Management und Security.

Langjährige Baustellenprojekte produzieren eine Menge Dokumente, die jederzeit aktuell gehalten werden und überblickt werden müssen. Bei Kissling + Zbinden wurde bisher für jedes Baustellenprojekt ein eigener Ordner auf dem Filserver manuell angelegt und gepflegt, Kommunikation und Zusammenarbeit erfolgten klassisch per Mail. Da dies nicht mehr zeitgemäss war und viel Aufwand erforderte, machte sich Kissling + Zbinden auf die Suche nach einer schnelleren und automatisierten Methode. Nach der Entscheidung für Microsoft 365 wurde novaCapta als erfahrener Microsoft-Partner ins Boot geholt.

Gemeinsam haben Kissling + Zbinden und novaCapta den umfassenden «Projektraum 365» auf Basis von Microsoft Teams konzipiert. In intensiven Workshops wurden dafür zuvor die Informationsarchitektur und notwendige Teams Templates definiert sowie ein Icon Konzept und Metadaten- und Suchkonzept ausgearbeitet. Die Lösung stellt sich wie folgt dar: Jede Baustelle (= Projekt) erhält ein eigenes Teams Workspace, das mit dem hauseigenen novaCapta Tool novaworxx – inkl. Lifecycle & Governance –provisioniert wird. In den einzelnen Teams erfolgen die gesamte Kommunikation und Ablage bzw. gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Um bei der grossen Anzahl an Dokumenten den Überblick zu behalten, existiert ein zentrales Dokumentensuchcenter auf Basis von Github PnP Search und SharePoint, welches bei jedem Teams Workspace vorgefiltert und als Teams Tab zusätzlich hinzugefügt wird.

Bevor Teams als zentrales Kollaborationstool für alle aktiven Baustellenprojekte genutzt werden konnte, musste die bestehenden Dokumente von dem Fileserver zu Teams migriert werden. novaCapta unterstützte mit einer Analyse, Konzept, Roadmap und Begleitung der Migration. Die Migration selbst erfolgte durch Kissling + Zbinden mit ShareGate. Der Umzug in die Cloud erleichtert nun auch das Teilen von Dokumenten mit externen Partnern sowie den mobilen Zugriff direkt auf der Baustelle: Zuvor musste hier RDS, eine unterbruchsempfindliche Remotelösung, genutzt werden bzw. notwendige Dokumente ausgedruckt und in Ordnern mitgenommen - oder die Dokumente mussten lokal abgespeichert werden.
 

Verbindung von Projektbearbeitung und -management dank Schnittstelle zum ERP-System

Zwei besondere Features stechen bei «Projektraum 365» von Kissling + Zbinden heraus:

• novaworxx ist über eine Schnittstelle mit dem ERP von Kissling + Zbinden verbunden. Dadurch können die Erstellung und Verwaltung von (neuen und bestehenden) Teams inkl. Lifecycle und Governance über das Sekretariat vorgenommen werden – und zwar komplett automatisiert und ohne viel manuellen Aufwand. Auch die Archivierung der Teams erfolgt direkt vom ERP aus durch das Sekretariat.
• Projektmetadaten stehen global für alle Baustellenprojekte zur Verfügung, um Einheitlichkeit zu gewährleisten. Darüber hinaus werden jedoch unterschiedliche, jeweils spezifische Metadaten pro Projekt benötigt, die der entsprechende Bauleiter verwaltet. Dafür wurde eine Canvas App auf Basis der Power Platform implementiert, die bei jedem Teams Workspace als Teams Tab vorgefiltert auf das jeweilige Teams Workspace hinzugefügt wird.
   

Automatisierung der Rechnungsablage

Im Verlauf des Projekts zeigte sich, dass die weiterhin manuell erfolgende Rechnungskontrolle und -ablage nicht mehr Schritt halten kann mit «Projektraum 365». Daher hat novaCapta diesen Prozess auf Basis von SharePoint und Power Automate automatisiert: Alle Rechnungen werden in SharePoint abgelegt und mit einer Statusinformation versehen. Täglich erhalten die Projektleiter dann aggregiert alle sie betreffenden Rechnungen zur Freigabe. Dank eines Workflows werden die Rechnungsdokumente nach erfolgreicher Genehmigung automatisch im jeweiligen Teams Workspace abgelegt.
 

Erhöhte Sicherheit mit Microsoft Intune & Defender

Neben «Projektraum 365» wurde bei Kissling + Zbinden auch Microsoft Intune für ein ganzheitliches Endpoint Management eingeführt. Nach einer ersten Phase, in der sowohl unternehmenseigene als auch private mobile Endgeräte konfiguriert wurden, stand nun das Onboarding von ca. 200 Windows Geräten an. Die Herausforderung dabei: Aufgrund der Vielzahl an verschiedenen Systemen und deren gegenseitigen Abhängigkeiten wurden die Geräte in einem hybriden Ansatz integriert, um eine möglichst reibungslose Nutzung zu gewährleisten. Die bisher rein manuelle Konfiguration, die v.a. durch Spezialsoftware oftmals sehr aufwändig war, verläuft dank Autopilot nun deutlich automatisierter.

Hand in Hand mit Intune agiert der Microsoft Defender. Aufgrund dieser effizienten Verknüpfung und Kostenersparnissen durch die bereits vorhandenen Lizenzen hat novaCapta die bisher genutzte Drittanbieter-Lösung Managed Antivirus durch Defender ersetzt. Dadurch können Sicherheitsrichtlinien per Intune deployed werden und umgekehrt kommen Gefahrenwarnungen auch dort an – eine Win-Win-Situation mit deutlich erhöhter Sicherheit. Ein weiterer Schritt in Richtung Toolkonsolidierung: Die automatischen Windows-Updates werden nun auch über Intune gemanagt.
 

Massnahmen für einen nachhaltigen Change

Die Umstellung der eigenen Arbeitsweise sollte immer von einem umfassenden Change Management flankiert werden, um bei allen Mitarbeitenden eine nachhaltige Veränderung zu bewirken. Daher hat novaCapta die Einführung von «Projektraum 365» mit diverse Change Massnahmen begleitet: von der Erarbeitung eines Key User Konzepts über eine Enduser Schulung bis hin zur intensiven kommunikativen Begleitung (Kommunikationsmassnahmen und -Matrix sowie die Bereitstellung von Anleitungen).

«Projektraum 365» ist nun erfolgreich umgesetzt, doch die Zusammenarbeit mit novaCapta hört nicht auf: Für 2024 hat Kissling + Zbinden Managed Services in Auftrag gegeben, um die eigene IT-Abteilung noch weiter zu entlasten.
 

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