Zusammen mit novaCapta hat Kissling + Zbinden «Projektraum 365» implementiert, welcher die gemeinsame Projektarbeit durch Zentralisierung und Automatisierung deutlich vereinfacht – auch dank Anbindung an das ERP-System. Darüber hinaus ermöglichen Microsoft Intune & Defender ein ganzheitliches Endpoint Management und Security.
- Die Projektbearbeitung und -fakturierung erfolgte bisher klassisch über Fileserver und Mails; eine fehlende Standardisierung führte zu einem Wildwuchs an Dokumenten
- Die genutzten Tools verfügten über keine Verbindung zum ERP-System (Projektmanagement)
- Strukturierende Projektmetadaten müssen global und individuell gesetzt werden können
- Umfassender Technologiewechsel benötigt eine nachhaltige Begleitung der Mitarbeitenden
- Kein standardisiertes Endpoint Management durch Nutzung verschiedener Lösungen
- Einführung von «Projektraum 365» auf Basis von Microsoft Teams mit vorgefertigten Templates (novaworxx), das über eine Schnittstelle mit dem bestehenden ERP-System verbunden ist
- Entwicklung einer Canvas App zur Verwaltung von Projektmetadaten
- Automatisierung der Rechnungsablage mit Power Automate
- Einführung von Microsoft Intune & Defender für ein ganzheitliches Endpoint Management
- Vereinfachte Zusammenarbeit (sowohl intern als auch mit externen Partnern) und transparente Kommunikation durch einen zentralen Ort für alle Projekte (mehrheitlich Bauprojekte)
- Entlastung der Mitarbeitenden durch Automatisierung von Prozessen
- Kostenersparnis und erhöhte Sicherheit durch die Einführung von Microsoft Intune & Defender

«Die Betreuung durch die novaCapta ist hervorragend: Unsere Ansprechpartner sind immer erreichbar und kümmern sich zeitnah um unsere Anliegen. Wir sind rundum zufrieden und bauen unsere Partnerschaft gerne weiter aus! »
Pascal BühlerLeitung ICTKissling + Zbinden AG
«Mit Projektraum 365 erleben wir eine neue Art der Kollaboration, denn es vereinfacht und beschleunigt die Zusammenarbeit extrem. Wir freuen uns schon darauf, den Projektraum stetig zu optimieren und weitere Prozesse zu automatisieren.»
Christian WüthrichProjektleiter «Projektraum 365», Abteilungsleitung Umwelt SpiezKissling + Zbinden AGLangjährige Baustellenprojekte produzieren eine Menge Dokumente, die jederzeit aktuell gehalten werden und überblickt werden müssen. Bei Kissling + Zbinden wurde bisher für jedes Baustellenprojekt ein eigener Ordner auf dem Filserver manuell angelegt und gepflegt, Kommunikation und Zusammenarbeit erfolgten klassisch per Mail. Da dies nicht mehr zeitgemäss war und viel Aufwand erforderte, machte sich Kissling + Zbinden auf die Suche nach einer schnelleren und automatisierten Methode. Nach der Entscheidung für Microsoft 365 wurde novaCapta als erfahrener Microsoft-Partner ins Boot geholt.
Gemeinsam haben Kissling + Zbinden und novaCapta den umfassenden «Projektraum 365» auf Basis von Microsoft Teams konzipiert. In intensiven Workshops wurden dafür zuvor die Informationsarchitektur und notwendige Teams Templates definiert sowie ein Icon Konzept und Metadaten- und Suchkonzept ausgearbeitet. Die Lösung stellt sich wie folgt dar: Jede Baustelle (= Projekt) erhält ein eigenes Teams Workspace, das mit dem hauseigenen novaCapta Tool novaworxx – inkl. Lifecycle & Governance –provisioniert wird. In den einzelnen Teams erfolgen die gesamte Kommunikation und Ablage bzw. gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Um bei der grossen Anzahl an Dokumenten den Überblick zu behalten, existiert ein zentrales Dokumentensuchcenter auf Basis von Github PnP Search und SharePoint, welches bei jedem Teams Workspace vorgefiltert und als Teams Tab zusätzlich hinzugefügt wird.
Bevor Teams als zentrales Kollaborationstool für alle aktiven Baustellenprojekte genutzt werden konnte, musste die bestehenden Dokumente von dem Fileserver zu Teams migriert werden. novaCapta unterstützte mit einer Analyse, Konzept, Roadmap und Begleitung der Migration. Die Migration selbst erfolgte durch Kissling + Zbinden mit ShareGate. Der Umzug in die Cloud erleichtert nun auch das Teilen von Dokumenten mit externen Partnern sowie den mobilen Zugriff direkt auf der Baustelle: Zuvor musste hier RDS, eine unterbruchsempfindliche Remotelösung, genutzt werden bzw. notwendige Dokumente ausgedruckt und in Ordnern mitgenommen - oder die Dokumente mussten lokal abgespeichert werden.
Verbindung von Projektbearbeitung und -management dank Schnittstelle zum ERP-System
Zwei besondere Features stechen bei «Projektraum 365» von Kissling + Zbinden heraus:
- novaworxx ist über eine Schnittstelle mit dem ERP von Kissling + Zbinden verbunden. Dadurch können die Erstellung und Verwaltung von (neuen und bestehenden) Teams inkl. Lifecycle und Governance über das Sekretariat vorgenommen werden – und zwar komplett automatisiert und ohne viel manuellen Aufwand. Auch die Archivierung der Teams erfolgt direkt vom ERP aus durch das Sekretariat.
- Projektmetadaten stehen global für alle Baustellenprojekte zur Verfügung, um Einheitlichkeit zu gewährleisten. Darüber hinaus werden jedoch unterschiedliche, jeweils spezifische Metadaten pro Projekt benötigt, die der entsprechende Bauleiter verwaltet. Dafür wurde eine Canvas App auf Basis der Power Platform implementiert, die bei jedem Teams Workspace als Teams Tab vorgefiltert auf das jeweilige Teams Workspace hinzugefügt wird.
Automatisierung der Rechnungsablage
Im Verlauf des Projekts zeigte sich, dass die weiterhin manuell erfolgende Rechnungskontrolle und -ablage nicht mehr Schritt halten kann mit «Projektraum 365». Daher hat novaCapta diesen Prozess auf Basis von SharePoint und Power Automate automatisiert: Alle Rechnungen werden in SharePoint abgelegt und mit einer Statusinformation versehen. Täglich erhalten die Projektleiter dann aggregiert alle sie betreffenden Rechnungen zur Freigabe. Dank eines Workflows werden die Rechnungsdokumente nach erfolgreicher Genehmigung automatisch im jeweiligen Teams Workspace abgelegt.
Erhöhte Sicherheit mit Microsoft Intune & Defender
Neben «Projektraum 365» wurde bei Kissling + Zbinden auch Microsoft Intune für ein ganzheitliches Endpoint Management eingeführt. Nach einer ersten Phase, in der sowohl unternehmenseigene als auch private mobile Endgeräte konfiguriert wurden, stand nun das Onboarding von ca. 200 Windows Geräten an. Die Herausforderung dabei: Aufgrund der Vielzahl an verschiedenen Systemen und deren gegenseitigen Abhängigkeiten wurden die Geräte in einem hybriden Ansatz integriert, um eine möglichst reibungslose Nutzung zu gewährleisten. Die bisher rein manuelle Konfiguration, die v.a. durch Spezialsoftware oftmals sehr aufwändig war, verläuft dank Autopilot nun deutlich automatisierter.
Hand in Hand mit Intune agiert der Microsoft Defender. Aufgrund dieser effizienten Verknüpfung und Kostenersparnissen durch die bereits vorhandenen Lizenzen hat novaCapta die bisher genutzte Drittanbieter-Lösung Managed Antivirus durch Defender ersetzt. Dadurch können Sicherheitsrichtlinien per Intune deployed werden und umgekehrt kommen Gefahrenwarnungen auch dort an – eine Win-Win-Situation mit deutlich erhöhter Sicherheit. Ein weiterer Schritt in Richtung Toolkonsolidierung: Die automatischen Windows-Updates werden nun auch über Intune gemanagt.
Massnahmen für einen nachhaltigen Change
Die Umstellung der eigenen Arbeitsweise sollte immer von einem umfassenden Change Management flankiert werden, um bei allen Mitarbeitenden eine nachhaltige Veränderung zu bewirken. Daher hat novaCapta die Einführung von «Projektraum 365» mit diverse Change Massnahmen begleitet: von der Erarbeitung eines Key User Konzepts über eine Enduser Schulung bis hin zur intensiven kommunikativen Begleitung (Kommunikationsmassnahmen und -Matrix sowie die Bereitstellung von Anleitungen).
«Projektraum 365» ist nun erfolgreich umgesetzt, doch die Zusammenarbeit mit novaCapta hört nicht auf: Für 2024 hat Kissling + Zbinden Managed Services in Auftrag gegeben, um die eigene IT-Abteilung noch weiter zu entlasten.
Eingesetzte Technologien
Kundenprofil

Seit 1931 zeichnet sich die Schweizer Kissling + Zbinden AG durch eine innovative Projektierung und Realisierung von Ingenieurbauten in und um den Kanton Bern aus. Die rund 130 Mitarbeitende realisieren Projekte im Strassenbau, Bahnbau, Tragkonstruktionen im Hoch- und Tiefbau, Grundbau, Untertagbau, Wasserbau, Kraftwerkbau, Werkleitungen, Instandsetzungen, Umwelt/Ökologie, Vermessung und Baulogistik.
Erfahren Sie mehr

Landqart: Mit M365 zum Modern Workplace

Berner Baumeisterverband: Zum Digital Workplace mit M365
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Erni Gruppe: digitale Transformation gemeistert

Mit professioneller Begleitung erfolgreich in die Cloud

Microsoft Power Platform: Beratung zur Einführung

Toyota: Automatisiere HR-Prozesse mit der Power Platform

HOCHDORF: Mit Power in die Automatisierung von Produktdaten
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SIGA: Mehrsprachige Zusammenarbeit per Microsoft 365

BLT: Optimierte Projektkommunikation per Microsoft Teams

WENKO: Auftragsvorgänge effizient mit Power Apps managen

Vitra AG: Schnell und einfach auf Produktdaten zugreifen

login Berufsbildung AG: Marketingaktivitäten sichtbar machen
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Birchmeier: Zentralisierte Arbeitsplattform in MS Teams
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FIVE: Prozess-Automation auch für KMUs

Optimiertes Qualitätsmanagement für R+V Versicher
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Digitalisierung der Leistungsabrechnung

Bertelsmann: novaAudit PowerCloud Edition

Stadt Zug: Mit Valo und Teams in die Schweizer Cloud

Copilot Studio: Was kann das KI-Tool?
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Sensopro: Strukturierte Zusammenarbeit dank Microsoft Teams
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Verkehrsbetriebe Luzern: Power-Platform-Dokumentverwaltung

Bell Food: Optimierte Produktverkostung per Power Platform

Aurubis: Neues Mailsystem & Kollaborationslösung
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RMB Group: Valo-Intranet als moderne Kommunikationsplattform
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RheinEnergie: Change & Adoption für Microsoft Teams

Vitra: mit Modern Workplace mobil & produktiv

Vorschau: IT-Trends 2024 - Teil 2

Oel-Pool AG: Performance-Analysen mit Power BI
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FinOps Microsoft – Microsoft Cloud Kostenoptimierung

Oerlikon Metco: Microsoft 365 pusht Knowledge-Portal
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Tipps & Tools für eine erfolgreiche interne Kommunikation

"Ein Intranet ist keine Nebentätigkeit"
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Neue Business Unit Managed Modern Endpoint bei novaCapta
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Tecan: ein Kommunikationskanal für alle
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Power Apps entwickeln
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PUMA: Plattform für Low-Code/No-Code-Lösungen
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Mit Change Communication zum Digital Empowerment
Jira Service Management von Atlassian
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Vitesco Technologies: Von HCL Connections zu M365
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Microsoft MVP Auszeichnung für Shady Khorshed
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Intelligent Document Processing (IDP)
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Jansen AG: Effizienter Genehmigungsablauf per Power Platform
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Power Platform Übersicht

DT Swiss: Microsoft 365 – So geht modernes Intranet
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ARCONDIS: Internes Berichtswesen mit Power Automate steuern

Einführung Center of Excellence

novaCapta Office Booking App

pronova BKK meistert die digitale Transformation

Windmöller & Hölscher: Aus der Cloud in die Cloud

Automatisierter Testing Prozess mit Power Apps

Chemgineering: Geräte- und Kontenverwaltung in der Cloud

Carglass®: Gescannt, gebucht und eingeloggt

FinOps Consulting

Schwäbisch Hall: Moderne Arbeitswelt in der Cloud mit M365

Steiff Gruppe: IT-Sicherheit in der Microsoft Cloud

Nahtlose Workflow-Integration in das M365-Ökosystem

Unternehmensgruppe Theo Müller: Ein Intranet für alle

GIS AG & novaCapta werden eins

GVB: Automatisierte Prozesse für Kunden und Mitarbeitende
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Bahninfra: Effizientere Arbeitsprozesse durch Power Apps

STIHL: von SharePoint 2013 in die Cloud

Dräger: Der Weg zum digitalen Arbeitsplatz mit M365

Prozessautomatisierung mit Power Automate
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IBM Turbonomic

Warum KI ein stringentes Contentmanagement benötigt

Power App für das hybride Büro

Automatisierte Bereitstellung von Endgeräten mit Intune

Microsoft 365 Content Hub
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Digital Work in Krisenzeiten
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novaCapta erhält Modernize Endpoints Specialization

NIS2-Richtlinie: Das müssen Sie wissen
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Microsoft Ignite 2024: Das sind unsere Highlights

Migration von HCL Connections zu MS Teams und SharePoint
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Apps für Microsoft Teams entwickeln

Enterprise Service Management
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Microsoft Teams für digitale Zusammenarbeit
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Microsoft Teams im Unternehmen einführen
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Edge Computing
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Aufbau einer Endpoint Management Strategie

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Mit Microsoft Copilot in die Zukunft des Arbeitens
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Erneute Auszeichnung von Microsoft
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Hensel: Modernes und sicheres Mobile Device Management
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