Wie lässt sich digitale Zusammenarbeit mit M365 so organisieren, dass Abteilungen effizient zusammenarbeiten können? Diese Frage stellte sich Vitra als sie sich vornahm, interne Prozesse transparenter zu gestalten und mobiles Arbeiten zu ermöglichen.
Herausforderung
- Transparente Prozesse etablieren
- Mobiles Arbeiten ermöglichen
- Ersatz für Telefonanlage Skype for Business finden
- Provisionierungslösung für die Bereitstellung von virtuellen Zusammenarbeitsräumen nutzen
Lösung
- Nutzung von M365 als technischer Plattform
- Kollaborations-Plattform mit MS Teams und Self-Service
- Verwaltung und Strukturierung der Kollaboration mit novaWorxx
Mehrwert
- Digitale Arbeitsplattform, die alle für die Mitarbeiter relevanten Informationen, Dokumente und Instrumente der Zusammenarbeit gebündelt zur Verfügung stellt
- Management von MS Teams und SharePoint mithilfe von Self-Service-Funktionalitäten, Governance und LifeCycle
- Individuelle Templates für Abteilungen, Projektteams und langfristige Projekte
"Mit novaCapta ist es uns gelungen, eine transparente und interdisziplinäre Zusammenarbeit über alle Abteilungen hinweg im Unternehmen zu etablieren."
Stefan BöhmeHead of Global Workplace Services & EngineeringVitraWie lässt sich digitale Zusammenarbeit mit M365 so organisieren, dass Abteilungen effizient zusammenarbeiten können? Diese Frage stellte sich Vitra als sie sich vornahm, interne Prozesse transparenter zu gestalten und mobiles Arbeiten zu ermöglichen. Gleichzeitig wurde eine neue Kommunikationsplattform notwendig, da Microsoft ankündigte, Skype for Business in naher Zukunft vollständig durch Microsoft Teams zu ersetzen. Ein guter Zeitpunkt, um sich nach einer neuen, ganzheitlichen Lösung umzusehen und den digitalen Arbeitsplatz weiterzuentwickeln. Gemeinsam mit novaCapta entschied man sich für einen Modern Workplace basierend auf den M365 Cloud-Services, MS Teams, SharePoint Online und OneDrive.
Digitale Zusammenarbeit erfolgreich umsetzen
Teamarbeit bedeutet für Vitra gemeinsame Projekte, regelmäßige Meetings, Organisation, Kommunikation und ein gemeinsames Ziel. Mit MS Teams hat Vitra sich für eine Kollaborations-Plattform entschieden, auf der sich die digitale Zusammenarbeit in virtuellen „Räumen“ organisieren lässt. Um die Bereitstellung sowie Verwaltung von virtuellen Räumen bzw. Teams nach den Kriterien der Vitra zu ermöglichen, wurde MS Teams um die App novaWorxx ergänzt. novaWorxx wurde von der novaCapta entwickelt, um eine geführte Raum-Bereitstellung, Governance und LifeCycle für MS Teams, SharePoint, Planner und O365-Groups in einem einzigen Tool zu vereinen. In dem gemeinsamen Projekt mit Vitra wurde novaWorxx maßgeblich weiterentwickelt und um neue Features ergänzt.
Spielregeln für die digitale Zusammenarbeit
Übersicht der Projekt-Teams in Microsoft Teams
Zunächst wurden für die Ausgestaltung der virtuellen Räume drei Nutzungstypen bei Vitra identifiziert: Departments, Projects und Topics. Departments steht für die einzelnen Abteilungen des Unternehmens. Projects umfasst die Zusammenarbeit eines abteilungsübergreifenden Projekt-Teams, die häufig an Fristen gebunden ist. Topics meint Themen, die das Unternehmen über längere Zeit begleiten, wie zum Beispiel das Thema Nachhaltigkeit. Diese Nutzungstypen wurden mit novaWorxx in Templates übersetzt. Über die einzelnen Templates lassen sich klare Spielregeln, Strukturen und Prozesse für eine nachhaltige Zusammenarbeit festlegen. Mithilfe eines Self-Service-Prozesses können Mitarbeiter selbstständig neue virtuelle „Räume“ für Projects oder Topics anlegen und darin ihre Projektarbeit organisieren, in den Austausch miteinander treten, Dokumente miteinander teilen uvm. Mit der Self-Service-Funktion wird nicht nur die IT-Abteilung entlastet, sondern auch die Kontrolle über die verschiedenen Teams bewahrt.
MS Teams als Erfolgsfaktor
Schon während der laufenden Umsetzung des Projekts zeigte sich MS Teams als Erfolgsfaktor für Vitra. Trotz Ausbreitung des Coronavirus und damit verbundenen Kontaktbeschränkungen war es dem Unternehmen möglich, den Betrieb ungehindert fortzuführen. Mit dem neuen Modern Workplace basierend auf Cloud-Services, M365, MS Teams, SharePoint Online und novaWorxx wurden einheitliche und transparente Prozesse etabliert sowie die teamübergreifende und standortunabhängige Projektarbeit ermöglicht.
Eingesetzte Technologien
Kundenprofil
Vitra
Vitra ist ein Schweizer Unternehmen für die Herstellung und den Vertrieb von Wohnund Büromöbeln. Der Leitgedanke von Vitra ist es, mit bedeutenden Designern innovative Produkte und Konzepte zu entwerfen. In der Schweiz entwickelt, finden diese Produkte weltweite Verbreitung. Architekten, Unternehmen und private Nutzer setzen sie ein, um inspirierende Arbeits- und Wohnräume sowie öffentliche Bereiche zu schaffen.