Ungefähr ein Jahr Planungszeit, klärende Gespräche mit Microsoft, Vorabreiten leisten, auf Schweizer Rechenzentren warten – und dann war es endlich so weit: Die Stadt Zug konnte den nächsten großen Schritt Richtung Digitalisierung gehen und in die Schweizer Cloud einziehen.
Herausforderung
- Bisher SharePoint 2013 On-Prem-Lösung
- Kommunikation ohne mobiles, geräteunabhängiges Arbeiten häufig zu unflexibel
- Limitierte Möglichkeiten in der Zusammenarbeit
Lösung
- Mit Office 365 und den Schweizer Datacentern sicher in die Cloud
- Migration aller Projekträume und OneDrives innerhalb eines Wochenendes mit dem novaCapta Migration Manager
- Valo Intranet und Teamwork bringen schnelle Einsatzbereitschaft, Microsoft Teams erleichtert die Kommunikation
- Alte On-Prem-Workflows auf Basis von Nintex werden schnell und kostengünstig mit der Power Platform abgebildet
Mehrwert
- Schnelle & einfach Kommunikation im Intranet
- Nahtloses ineinandergreifen aller Kommunikations- und Kollaborationstools
- Simple Usability Dank Valo
"Das agile Vorgehen und der wirklich gute Know-how-Austausch innerhalb der novaCapta haben zu einer professionellen Zusammenarbeit und einem sehr zügigen Projektabschluss geführt."
Fabian HäfligerFachbereichsleiter ICT-Projekte Stadt ZugDer Ruf nach mobilem Arbeiten
Bis vor nicht allzu langer Zeit fand die gesamte digitale Zusammenarbeit der Verwaltung der Stadt Zug noch in SharePoint 2013 statt. Aber die Rufe nach flexibleren Möglichkeiten, mobilem Arbeiten und der Nutzung von beispielsweise Microsoft Teams wurden immer lauter. Jedoch sind die Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen für Verwaltungen nicht ohne, ein kopfloser Wechsel in die Cloud undenkbar. „Natürlich gab es Überlegungen lediglich nach SharePoint 2019 zu migrieren und in der On-Prem-Welt zu bleiben. Aber am Ende wollten wir nicht einfach neuen Wein in alten Schläuchen, sondern für die Nutzerinnen und Nutzer einen echten Mehrwert erzielen.“, sagt Fabian Häfliger, Fachbereichsleiter ICT-Projekte bei der Stadt Zug. Mit der Schaffung der Schweizer Cloud durch Microsoft Rechenzenten vor Ort waren die Rahmenbedingungen gegeben: Intranet und Kollaboration dürfen nach Office 365 umziehen, ein hybrides System wird geschaffen und die Stadt Zug geht so als Vorreiter in das neue digitale Zeitalter der Verwaltung.
Valo, Teams & Co.
Doch mit dieser Entscheidung für die Schweizer Cloud war es nicht getan. Dazu kam der Wunsch nach einem neuen Intranet für transparente und flexible Kommunikation und die Einführung von Apps und MS Teams. Schnell war klar, dass ein zuverlässiger Partner gefunden werden muss. Die Wahl fiel auf die novaCapta – nicht nur Microsoft-, sondern auch Valo-Partner.
Die Intranet-Baukastenlösung Valo erfüllte alle Anforderungen, die gestellt wurden. Sie fügt sich nahtlos in die SharePoint Online Welt ein, lässt Provisionierungsmöglichkeiten zu und bietet zudem noch flexible und vor allem mobile Lösungen für News im Intranet. Mit Valo Teamwork konnten außerdem auch die vorher auf On-Prem laufenden Kollaborationsräume wunderbar in die Cloud gehoben werden. Die simple Usability, das Know-how der novaCapta und das Preis-Leistungs-Verhältnis waren am Ende ausschlaggebend.
Und dann hieß es Umziehen: Etwa 500 User inkl. deren OneDrives und knapp 400 Kollaborationsräume mussten schnell und geräuschlos umgezogen werden. Mit dem novaCapta Migration Manager gar kein Problem. Nachdem die technischen Voraussetzungen geklärt waren, konnte die Migration innerhalb von 48 Stunden erfolgreich von statten gehen.
In die digitale Zukunft
Hinzu kam die Einführung von MS Teams. „Nach dem Corona-Kaltstart werden wir jetzt weiter daran arbeiten, die Benutzer für die neuen Tools und Möglichkeiten fit zu machen und diese in der täglichen Arbeit zu verankern.“, erzählt Fabian Häfliger. So sollen nicht nur die Meeting-Optionen und die Nutzung der Teams-App helfen, sondern auch weitere Features erlernt und genutzt werden. Und nicht nur das: Die veralteten Nintex-Workflows wurden mit Hilfe der Microsoft Power Platform mit in die Cloud umgezogen. Auch hier gibt es noch jede Menge Neues zu entdecken. Und während die Stadt Zug sich auf den Weg zum Digital Native macht, werden weitere Gemeinden und Schulen nachziehen. Der Digital Workplace ist hier nicht mehr aufzuhalten.
Eingesetzte Technologien
Kundenprofil
Zug ist Heimat von 30 000 Menschen aus 130 Nationen. Die Stadt bietet Nähe: zum See, zum Berg, zum Arbeitsplatz. Zug lebt einen Mix aus Tradition und Moderne. Rund 7000 Firmen mit über 40000 Arbeitsplätzen sind in der Stadt Zug ansässig. Die Stadtverwaltung Zug beschäftigt rund 200 Mitarbeitende. Die Informatik betreut mit ihrem Rechenzentrum rund 450 Fachapplikationen, 2100 EDV-Arbeitsplätze und über 3500 Mobile Geräte.