SharePoint Online proaktive Services

Maximieren Sie Ihre SharePoint-Performance & -Sicherheit mit proaktiver Wartung

Microsoft SharePoint ist als vielseitige Plattform in vielen Unternehmen kaum noch wegzudenken. Damit SharePoint Ihren Mitarbeitenden stetig ermöglicht nahtlos zusammenzuarbeiten, Informationen sicher zu teilen und effiziente Geschäftsprozesse zu gestalten, ist es entscheidend, dass Ihre SharePoint-Umgebung nicht nur reibungslos funktioniert, sondern auch sicher und auf dem neuesten Stand bleibt.

Unsere SharePoint Online proaktive Services sorgen dafür, dass Ihre Plattform stets optimal performt, vor Sicherheitsbedrohungen geschützt ist und kontinuierlich aktualisiert wird. Mit unserer Expertise stellen wir sicher, dass Sie das volle Potenzial von SharePoint Online ausschöpfen können.

Risiken und Herausforderungen ohne proaktive Services

Ohne proaktive Services können Unternehmen bei der Nutzung von SharePoint Online verschiedenen Gefahren und Herausforderungen gegenüberstehen:

Sicherheitsbedrohungen: Erhöhtes Risiko von Cyber-Angriffen und Datenverlusten durch fehlende regelmäßige Sicherheitsupdates und Bedrohungserkennung.
Leistungseinbußen: Verminderte Performance und langsamere Reaktionszeiten, was die Produktivität der Benutzer:innen beeinträchtigen kann.
Datenverluste: Fehlende oder unzureichende Backup-Strategien können zu unwiederbringlichen Datenverlusten bei Systemausfällen oder Angriffen führen.
Ungenutzte Funktionen: Verpasste Chancen zur Nutzung neuer Funktionen und Verbesserungen, die durch regelmäßige Updates bereitgestellt werden.
Compliance-Verstöße: Schwierigkeiten bei der Einhaltung gesetzlicher und branchenspezifischer Vorschriften ohne regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen.

Ressourcenengpässe: Unzureichende Planung und Überwachung der Ressourcennutzung, was zu unerwarteten Engpässen und Systemausfällen führen kann.
Ungeplante Ausfallzeiten: Höhere Wahrscheinlichkeit für ungeplante Ausfallzeiten und längere Wiederherstellungszeiten ohne proaktive Wartung und Überwachung.
Frustration der User: Unzureichender Support und fehlende Schulungen können zu Frustration bei den Nutzer:innen und ineffizienter Nutzung der Plattform führen.
Kostensteigerung: Langfristig höhere Kosten durch Reaktivmaßnahmen, Notfallwiederherstellungen und ineffiziente Systemnutzung.
Mangelnde Transparenz: Fehlende Einblicke in die Systemnutzung und -performance, was die strategische Planung und Optimierung erschwert.

Die proaktiven Services der novaCapta in der Übersicht

Microsoft 365 Gruppen

Eine konsequente Wartung ist insbesondere für die effektive Verwaltung von Microsoft 365 Gruppen unerlässlich, um das System optimal, sicher und in Übereinstimmung mit den Governance-Richtlinien des Unternehmens zu halten

Details

SharePoint Online

Die regelmäßige Wartung von SharePoint Online ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass das System optimiert und sicher ist und mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmt

Details

Tenant Governance & Security

Wir bieten Bewertungen und Optimierungen für die Verwaltung und den Schutz der Infrastruktur

Details

Service Desk als Basis unserer proaktiven Services

Der Service Desk ist die zentrale Anlaufstelle, um den entsprechenden Support bereitzustellen und Voraussetzung für unsere proaktiven Services. Der Service Desk beinhaltet die Bereitstellung eines Ticketsystems, dient als Single Point of Contact und ist variabel in der inkludierten Verfügbarkeit (je nach Ihrem Bedarf).

Monitoring mit Elastic Stack

Elastic Stack Monitoring ist ein umfassendes Überwachungs-Toolset, das es ermöglicht, die Performance und den Zustand von Elasticsearch-Clustern zu überwachen. Mit Elastic Stack Monitoring werden Metriken wie Such- und Indexierungsleistung, Ressourcennutzung (CPU, Speicher), Knoten- und Clusterzustände sowie Logdaten in Echtzeit überwacht und analysiert. Dies hilft, Probleme frühzeitig zu erkennen, die Systemleistung zu optimieren und die Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit der Dienste sicherzustellen.

Weitere Tools, wie Rencore, ScriptRunner, DMARC, AvePoint und Veeam, können bei Bedarf ebenfalls genutzt werden.

Unsere proaktiven Services im Detail:

Unser Microsoft 365 Gruppen proaktiver Service beinhaltet:

Eigentümerlose Gruppen finden und zuweisen
👉Erstellen eines Berichts über alle M365-Gruppen
👉Zuweisung von Mitgliedern als Eigentümer:innen von bis dato eigentümerlosen Gruppen mit 1-4 Mitgliedern

M365-Richtlinie für eigentümerlose Gruppen einrichten
👉Innerhalb von 30* Tagen erhalten alle Mitglieder von eigentümerlosen Gruppen eine Nachricht, um eine:n Eigentümer:in zu benennen

Löschen von eigentümerlosen und mitgliederlosen Gruppen
👉Gruppen ohne Eigentümer:innen und ohne Mitglieder werden gelöscht

Einrichtung einer M365-Ablaufrichtlinie
👉Wenn für mehr als 90* Tage keine Aktivität in Teams/Outlook/SharePoint festgestellt wird, wird nach 3 Benachrichtigungen eine Gruppe mit allen Inhalten gelöscht

Einrichtung von Namenskonventionen und Einschränkung der Gruppenerstellung
👉Erstellung von Websites für IT-Administratoren einschränken und Workflows anfordern

*Zeitraum ist frei wählbar

Unser SharePoint Online proaktiver Service beinhaltet:

Identifikation inaktiver Sites
👉Generierung eines Aktivitätsbericht für alle SharePoint Online Sites
👉Auswahl von Sites ohne Inhalt und Sites ohne Aktivität zur eventuellen Löschung
👉Hinzufügen eines roten Warnbanners (mit Kontaktangaben, falls eine Site beibehalten werden muss)
👉Bereinigung, wenn keine Antwort eingeht

Identifikation stillgelegter Sites
👉Erstellung eines Berichts, um Test-, Staging- und verwaiste Sites zu finden, die keinen Zweck mehr haben

Externe Freigabe
👉Erstellung eines Berichts über Dateien, die für externe Nutzer freigegeben wurden
👉Einrichtung eines Prozesses für die regelmäßige Prüfung freigegebener Dateien (regelmäßige Überprüfung der Gültigkeit der freigegebenen Dateien)

Governance
👉Bereinigung von gelöschten Nutzern, die als Site-Besitzer/Mitglieder erhalten bleiben
👉Audit für sensible Sites/Dateien, die für alle (innerhalb des Unternehmens) freigegeben sind
👉Einschränkung der Erstellung von Websites für IT-Administratoren und Anforderungsworkflows

Optimierung des Speichers
👉Umschalten auf manuelle Speicherbegrenzung
👉Festlegung eines minimalen Speicherlimit, außer für wichtige Sites

Unser Tenant Governance & Security proaktiver Service beinhaltet:

In Microsoft Azure / Entra lD

Bewertung von Berechtigungen (überschüssige und inaktive)
👉Enterprise Applikationen
👉App registrations

Bereinigungsmaßnahmen (abgelaufene und inaktive)
👉Enterprise Applikationen
👉App registrations
👉Gastzugänge
👉Secrets und Zertifikate

Automatisierte Prozesse für
👉Bereinigung von Gastzugängen
👉Benachrichtigung über auslaufende Secrets/Zertifikate

In Microsoft 365

Erlaubte Domänen und Absender in Exchange Online
👉Bewertung des aktuellen E-Mail-Verkehrs
👉Planung für die Bereinigung
👉Prozesseinrichtung

Einrichtung Teams Directory
👉Erstellung einer Automatisierung zum Teilen einer Liste der MS Teams-Gruppen
👉Das Teams-Verzeichnis ermöglicht es den Usern, bestehende Gruppen zu sehen und den Beitritt zu beantragen, so dass keine Duplikate erstellt werden.

Leistungsumfang & Kosten unserer SharePoint Online proaktive Services

Standard

Service Desk als Basis

Kosten:
ab 500,00 € (zzgl. MwSt.) pro Monat
bzw. ab CHF 650.00 (zzgl. MWST.) pro Monat

Genaue Kosten sind abhängig von gewünschten Verfügbarkeiten und Reaktionszeiten.