Eigentlich ist diese Frage falsch gestellt, denn jede Information hat eine Aktualitätsphase, eine Nachschlag-Phase, eine Archiv-Phase und einen Obsoleszenz-Punkt. Die Frage ist nur: Steuern Sie den Lebenszyklus Ihrer Informationen? Oder gehören Sie zu den 90% der Unternehmen, die ihre Informationen nicht im Griff haben?
Sie kennen das: vor Wochen haben Sie eine Email erhalten, in der eine wichtige Information steht. Nachdem Sie sich durch hunderte von Emails gewühlt haben, finden Sie das gute Stück. Aber wer garantiert Ihnen, dass die gefundene Information noch aktuell ist? Ähnlich sieht es mit Dokumenten auf Fileshares, in Kollaborations-Umgebungen und DMS aus oder mit Artikeln im Intranet. Das sogenannte „Document Lifecycle Management“ wird umso wichtiger, wenn wir uns vor Augen führen, dass die Informationsbestände von Unternehmen von Jahr zu Jahr überproportional wachsen. Während das bei sogenannten strukturierten Daten kein Problem darstellt (wie z.B. bei Business Intelligence-Rohdaten, also Reporting- oder buchhalterischen Daten), da diese Daten automatisiert verarbeitet werden können, stehen Business und IT bei unstrukturierten Daten vor erheblichen Herausforderungen: Diese Inhalte entziehen sich nämlich aufgrund ihrer Beschaffenheit (keine Datensätze, sondern Dokumente in unterschiedlichster Form wie Email, Office-Dokumente oder PDF, aber auch Bilddateien usw.) einer allgemeingültigen automatisierten Governance: Woher soll ein System wissen, wie wichtig ein Word-Dokument ist? Woher, ab wann es nicht mehr gebraucht wird?
Während sich die Informations-Architektur damit beschäftigt, die Inhalte sinnvoll zu strukturieren, ist es die Aufgabe des Document Lifecycle Management, dafür zu sorgen, dass Inhalte sinnvoll verwaltet werden können – z.B. so, dass in der Suche keine Meldungen von 2002 mehr auftauchen, es sei denn, sie haben nach wie vor Relevanz. Wie der Dokumenten-Lebenszyklus konkret aussieht, hängt von vielen Faktoren ab: Welche Art von Dokumenten wird verarbeitet, wie homogen sind diese Dokumente, wie weit gefasst ist der Adressatenkreis uvm. Hier gibt es, wie so oft, keine goldene Regel. Allerdings gibt es einen idealtypischen Ablauf, den wir Ihnen nicht vorenthalten wollen:
![Informationslebenszyklus Schaubild Informationslebenszyklus](/NOV/Images/Blog/Archiv_Agenturblog/473/image-thumb__473__TextCombo-text-image-large/Hat-Ihr-Unternehmen-einen-Informations-Lebenszyklus_01.png)
Erstellen
Jedes Dokument hat an irgendeinem Arbeitsplatz seinen Ursprung: Nur wenige Dokumente werden von Systemen erzeugt, fast alle hingegen von Nutzern. Das ist sowohl Nachteil als auch Chance: Eine automatische Strukturierung ist einerseits nur bedingt möglich, andererseits ist ein Nutzer besser als jedes System in der Lage, seine Inhalte zu beurteilen – und dementsprechend zu kategorisieren.
Ablegen und Bearbeiten
Es folgt eine Phase, in der das betreffende Dokument von einem oder mehreren Nutzern bearbeitet wird, bis es einen ersten Reifegrad erreicht hat. Hierfür müssen je nach Szenario gemeinsamer Zugriff, Versionierung und weitere Features zur Verfügung stehen.
Freigeben
Ist dieser Reifegrad erreicht, erfolgt die Freigabe und das Dokument wird einem größeren Nutzerkreis zur Ansicht zur Verfügung gestellt – im Teamspace, im Intranet oder auf einer öffentlichen Webseite.
Verwenden
Neben einem performanten Zugriff ist auch in der Verwendungsphase bspw. ein sinnvolles Änderungsmanagement zu gewährleisten.
Archivieren
Last but not least ist eine passende End-Aufbewahrung – oder ggf. auch endgültige Löschung – der Daten unabdingbar, um einen sauberen Datenbestand zu gewährleisten. Auch Compliance- und Revisions-Aspekte spielen hierbei eine wichtige Rolle.
Fazit
Was hilft uns diese Erkenntnis? Wenn Ihre Dokumente eine passende Kategorisierung haben, können Sie sie passend verwenden. Stellen Sie sich vor… :
- … eine Suchfunktion, die keine veralteten Ergebnisse mehr anzeigt (oder zumindest kenntlich macht: diese Info galt bis vor zwei Jahren)!
- … keine manuelle Bestandsdatenverwaltung mehr vornehmen zu müssen (wann haben Sie das letzte mal Ihr Team-Laufwerk aufgeräumt?)!
- … immer zuverlässig auf einen Fundus von aktuellen, abgestimmten Projekt-Dokumenten (keine Entwürfe, keine veralteten, keine verworfenen) zugreifen zu können!
Klingt nach Aufwand? Sicher: Ein bisschen Initialaufwand ist damit tatsächlich verbunden. Etwas Verwaltungsaufwand fällt auch weiterhin an – allerdings nur ein Bruchteil dessen, was Sie bisher in regelmäßigen Abständen tun müssen, um den Überblick zu behalten. Ist Ihre Lösung aber auf Ihre Bedarfe zugeschnitten, ist der Aufwand minimal.
Die Anforderungen an die jeweiligen Stufen sind sehr unterschiedlich; teilweise wiederholen sie sich auch zyklisch. SharePoint bietet für fast alle Anwendungsszenarien sehr gute Voraussetzungen, um genau Ihre Anforderungen abzudecken. Wir helfen Ihnen gerne, Ihre konkreten Bedarfe und Chancen zu ermitteln, die sich in Ihrem Unternehmen mit einem maßgeschneiderten Document Lifecycle Management realisieren lassen.
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Fünf Tipps für mehr SharePoint-Adoption in Unternehmen
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Starterangebot: App Modernization
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Zentralisiertes Logging – Simpler Logging-Stack mit Graylog
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Ich bin im Flow! – Eine Übersicht zu Microsoft Flow
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10 Must-haves im Change Management
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![Security Awareness für höheren Schutz vor Cyberangriffen Phone password lock for mobile cyber security or login verification passcode in online bank app. Data privacy and protection from hacker, identity thief or cybersecurity threat. Laptop and smartphone.](/NOV/Images/Blog/Headerbild/30515/image-thumb__30515__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Header_Blog_Security_Awareness.jpg)
Security Awareness für mehr mehr Schutz vor Cyberangriffen
![Viva Topics European grey man working with papers and laptop at office](/NOV/Images/Blog/26164/image-thumb__26164__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Teaserbild_VivaTopics.jpg)
Wie Viva Topics Wissen zugänglich macht
![Young man chatting with people from Power Platform Community](/NOV/Images/Blog/Headerbild/23984/image-thumb__23984__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Best%20Practices_Power%20Platform%20Community_web.png)
Warum Unternehmen Power Platform Communities fördern sollten
![Website design. Developing programming and coding technologies.](/NOV/Images/Blog/26805/image-thumb__26805__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Center%20of%20Excellence_Interview.jpg)
Interview zum Power Platform Center of Excellence
![Modern Workplace der Erni Gruppe](/NOV/Images/Blog/Headerbild/24882/image-thumb__24882__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Modern%20Workplace%20Serie%20Teil%20III.png)
„Wir wollten unser Teamwork moderner gestalten“
![Modern Workplace: Die ersten Schritte zum Arbeitsplatz der Zukunft Creative young woman working on laptop in her studio](/NOV/Images/Blog/Headerbild/24803/image-thumb__24803__MediumTileGrid-item-main-s1-3/BestPractice_Artikel-Modern-Work%20Preview.jpg)
Modern Workplace: Erste Schritte zum modernen Arbeitsplatz
![Vorschau: IT-Trends 2024 - Teil 1 Social media marketing concept. Women hand using smartphone typing, chatting conversation in chat box icons pop up](/NOV/Images/Blog/Headerbild/30187/image-thumb__30187__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Headerbild_IT-trends_Teil1.jpg)
Vorschau: IT-Trends 2024 - Teil 1
![Mitarbeiterinnen der novaCapta im Büro in Hannover](/NOV/Images/Aufnahmen%20B%C3%BCro%20Hannover/31040/image-thumb__31040__MediumTileGrid-item-main-s1-3/_MG_4780-klein-Web.jpg)
Das Einmaleins zum Aufbau eines Intranets
![Microsoft Copilot Smile, work and a businessman with a laptop for an email, communication or online coding. Happy, programming and a male programmer typing on a computer for web or software development in an office](/NOV/Images/Blog/28447/image-thumb__28447__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Blogbeitrag_Copilot_Teaser.jpg)
Mit Microsoft Copilot in die Zukunft des Arbeitens
![Microsoft Viva Insights Portrait of a young Asian businesswoman working on a tablet with a laptop at the thinking office. analyze marketing data online business ideas.](/NOV/Images/Blog/27800/image-thumb__27800__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Blogbeitrag_Viva%20Insights_Teaserbild.jpg)
Arbeitsgewohnheiten analysieren mit Viva Insights
![Wie die Weihnachts GmbH mit Microsoft Tools Heiligabend gerettet hat christmas wooden natural decoration ornament wide horizontal banner with copyspace](/NOV/Images/Blog/Headerbild/29977/image-thumb__29977__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Header_CS_Weihnachts%20GmbH.jpg)
Weihnachts GmbH: Von „Ancient Magic“ zu Dynamics 365
![Microsoft 365 Copilot geht an den Start Cropped shot of an african-american young woman using smart phone at home. Smiling african american woman using smartphone at home, messaging or browsing social networks while relaxing on couch](/NOV/Images/Headerimages/29490/image-thumb__29490__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Header_Microsoft_Copilot.jpg)
Best Practices für Copilot for Microsoft 365
![Produkttesting mit Microsoft Power Apps Business professionals using a tablet pc in an office](/NOV/Images/Blog/Headerbild/29559/image-thumb__29559__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Header_Blogbeitrag_CS%20adidas.jpg)
Automatisierter Testing Prozess mit Power Apps
![Vorschau: IT-Trends 2024 - Teil 2 Close up of a business man working on a laptop, typing with his hands for work in office environment home office](/NOV/Images/Blog/Headerbild/30196/image-thumb__30196__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Headerbild_Blog_IT-Trends_Teil2.jpg)
Vorschau: IT-Trends 2024 - Teil 2
![Erstellung einer Mitarbeiter-App Erstellung einer Mitarbeiter-App](/NOV/Images/Headerimages/15872/image-thumb__15872__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Intranet_Firstline_Worker.jpg)
Wer benötigt ein Intranet?
![Samuel Horstmann Portrait von Samuel Horstmann](/NOV_CH/Landingpages/Adventskalender-Schweiz/25198/image-thumb__25198__MediumTileGrid-item-main-s1-3/06_Samuel_Portrait.jpg)
Working @ novaCapta: Samuels Insights
![Wie Microsoft hybrides Arbeiten möglich macht](/NOV/Images/Blog/Headerbild/24877/image-thumb__24877__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Modern%20Workplace%20Serie%20Teil%20II.jpg)
Wie Microsoft hybrides Arbeiten möglich macht
![Der Modern Workplace macht es möglich, dass sich die Mitarbeiterin von verschiedenen mobilen Endgeräten mit dem Unternehmensnetzwerk verbinden kann. Zur Grundausstattung gehören Laptop, Diensthandy und ein Headset für Videokonferenzen. Asian business woman work from home with laptop, tablet and computer on table with meeting online and video conferencing.Concept of social distancing to stop the spread disease of Corona virus.](/NOV/Images/Blog/18985/image-thumb__18985__MediumTileGrid-item-main-s1-3/Blogbeitrag_Definition%20Modern%20Workplace_web.jpg)
Wie EEP den Umstieg zur Hybridarbeit erleichtern
![ESG environmental social governance policy for modish business to set a standard to achieve high ESG score](/NOV/Images/Blog/Headerbild/27306/image-thumb__27306__MediumTileGrid-item-main-s2-3/Blog_Interview_Nachhaltigkeit.jpg)