Kurz vor dem wichtigsten Tag des Jahres steht die Weihnachts GmbH vor einem großen Problem: Die Lizenz der genutzten CRM-Software läuft bald aus, gleichzeitig ermöglicht diese keine höhere Anzahl an Kundendatensätzen! Wie Sie gleich in unserem "Case Study Spezial" lesen werden, haben wir für jede noch so besondere Herausforderung die passende Lösung und sind begeistert von den vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der Microsoft Technologien - denn dank Microsoft Dynamics 365 konnte Heiligabend doch noch erfolgreich gestaltet werden.
Jede:r weiß: Weihnachten kommt immer früher, als man denkt! Davor ist auch der Weihnachtsmann nicht gefeit, der sich von Haus aus mit dem wichtigsten Feiertag des Jahres beschäftigt und dafür verantwortlich ist, dass sich alle Menschen über Geschenke unter dem Weihnachtsbaum freuen. Die Planung der Heiligabend-Route erfolgt natürlich absolut routiniert, doch dieses Jahr läuft es doch ein bisschen anders. Mitte November sieht der Weihnachtsmann einen TV-Beitrag, der die steigenden Bevölkerungszahlen thematisiert. Für den Weihnachtsmann und sein Team nicht ganz irrelevant: Mehr Menschen bedeutet erhöhte Transportkosten und längere Wege. So entscheidet er, sich früher um die Planung der Route zu kümmern, um mehr Effizienz im Hinblick auf Kosten und Ressourcen zu erreichen.
Einmal im Arbeitsmodus, sprintet der Weihnachtsmann zu seinem Computer und will sich in seiner CRM-Software „Ancient Magic“ einloggen. Es erscheint ein Warnhinweis, dass die Lizenz bald ablaufen wird. Der Weihnachtsmann schreibt eine Nachricht an den Support, dass er schnell eine neue benötigt - und zwar direkt eine Lizenz, die mehr Kundendatensätze erlaubt. Er erhält die Rückmeldung, dass die Software für die benötigte Anzahl an Kundendatensätzen nicht ausgelegt ist und ohnehin bald der Support eingestellt wird.
Panisch ruft der Weihnachtsmann seinen Co-CEO, das Christkind, per Video-Call über Teams an. Das hat sofort eine Idee und holt Herbert, Chief Technology Elf der Weihnachts GmbH, zum Call hinzu. Herbert erkennt die Problematik und empfiehlt den beiden, die novaCapta zu kontaktieren - mit diesem Partner hat die Weihnachts GmbH vor zwei Jahren bereits das erfolgreiche Intranet für die Wichtelwerkstatt umgesetzt, das auch endlich Firstline Worker einbindet.
Ein neues Level an Zusammenarbeit: schnell, einfach, automatisiert
Schnell wird ein Termin mit Martin Metacheck von der novaCapta ausgemacht, denn die Zeit rennt. Martin Metacheck kennt den Kunden gut und hat sofort erste Lösungsansätze parat:
Ablösung
der Legacy Anwendung „Ancient Magic“ – vorher nehmen Exper:innen aus dem Bereich Data Management eine Aufbereitung und Analyse der bestehenden Daten vor
Einführung
eines individuellen Microsoft Dynamics 365 für die Abbildbarkeit/Verfügbarkeit von Datensätzen sowie zur Optimierung der Routenplanung und der Prozesse im Bestellwesen
Im Gespräch geht es außerdem um die grundsätzliche Arbeitsweise der Weihnachts GmbH. Martin Metacheck legt Weihnachtsmann und Christkind zwei weitere Tools ans Herz, um den Digital Workplace zu optimieren – damit alles schneller, einfacher und automatischer funktioniert.
- Alle Wichtel sind inzwischen mit Smartphones ausgestattet, um Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams, Intranet und SharePoint auch mobil zu ermöglichen. Doch trotz vieler Vorteile ist Obacht geboten, denn Cyberangriffe nehmen zu und werden immer ausgefeilter – und gerade die Weihnachts GmbH ist ein beliebtes Angriffsziel, denn wer will nicht schon vorher wissen, welches Geschenk dieses Jahr wartet? Zum Glück ist ein neuer Kollege (Fernando Immolino) mit seinem Team bei der novaCapta gestartet und kann für entsprechende Endpoint Security und Management mit Microsoft Intune sorgen.
- Außerdem hat Microsoft kürzlich Copilot gelauncht. Mit seinen über 1.000 Mitarbeitenden und den entsprechenden Lizenzen kann die Weihnachts GmbH Copilot als Add-on buchen und von den vielfältigen Möglichkeiten der KI über alle Microsoft Tools hinweg profitieren.
Weihnachtsmann und Christkind sind erleichtert und beauftragen das Team der novaCapta, das sich sogleich ans Werk macht. Ein Vorteil dabei: die enge, unitübergreifende Zusammenarbeit. So erläutert Manuel Westrum seinem Kollegen Axel Olkin, dass eine Herausforderung bei der Implementierung von Dynamics im Bestelleingang besteht: Dieser findet immer noch zu 95% per handgeschriebener Zettel statt, größtenteils in Kinderhandschrift. Axel Olkin schüttelt sogleich die Lösung aus dem Ärmel: Mit der KI-Anwendung der optischen Zeichenerkennung können handschriftlich verfasste Texte in maschinell lesbaren Text umgewandelt werden.
„Wir sind absolut begeistert von der Professionalität und Schnelligkeit, mit der unser Problem erkannt und gelöst wurde. Ein großer Dank an novaCapta, denn sie haben Weihnachten gerettet!“
Der Weihnachtsmann Co-CEOWeihnachts GmbH
Die neuen Tools werden pünktlich zur heißen Phase (Vorweihnachtszeit) ausgerollt und intensiv genutzt. Doch die Feuerprobe erwartet sie an Heiligabend, dem herausforderndsten Tag des Jahres. Auch diese haben sie mit Erfolg bestanden, wie der Weihnachtsmann erfreut berichtet:
„An Heiligabend war ich unterwegs und konnte auf meinem Smartphone jederzeit die geplante Route und die auszuliefernden Geschenke pro ‚Kunde‘ verfolgen. Plötzlich ploppt eine Meldung auf: ‚ACHTUNG: WUNSCHÄNDERUNG‘. Ich öffne die Meldung und sehe, dass sich der kleine Karl-Ludwig aus Buxtehude nun einen Lego Roboter anstelle eines Lego Piratenschiffs wünscht.Doch das versetzt mich inzwischen nicht mehr ins Schwitzen: Unsere Power App ist direkt mit SAP verknüpft, sodass ich schnell und einfach die neue Bestellung für das Lager und meine Weihnachtselfen aufgeben kann. Mit dem Klick auf ‚Stop im Lager einplanen‘ aktualisiert sich die Route dann auch noch automatisch."
Auch die Oster GmbH möchte auf Microsoft umsteigen
Das nächste Projekt steht schon an: Die Oster GmbH steht vor denselben Herausforderungen wie ihr Schwesterunternehmen und möchte auch auf Microsoft 365 umsteigen – die positiven Erfahrungen von Weihnachtsmann und Christkind haben sie überzeugt. Bevor es jedoch richtig losgeht, erfolgt eine Auswertung der beliebtesten Produkte für Weihnachten 2023 (dank Copilot komplett automatisiert) und eine Trendvorschau mittels Prädikativer Analyse.
Der Mehrwert unserer Lösung
Effizienz & Produktivität
durch Automatisierung und Integration in M365
Flexibilität
dank Erweiterbarkeit & Anpassbarkeit der Tools
Mehr Sicherheit
mit einem ganzheitlichen Endpoint Management
Bessere Planbarkeit
durch umfassende Analysen