Automation legt Grundstein für reibungslosen Archivwechsel für Rottendorf Pharma GmbH

Seit 2015 haben Unternehmen eine gesetzliche E-Mail-Aufbewahrungspflicht. So ist die E-Mail-Archivierung nicht mehr nur Teil eines professionellen Risikomanagements – Unternehmen kommen damit in erster Linie den gesetzlichen Vorgaben nach. Möchte ein Unternehmen gesetzeskonform sein Archivierungssystem wechseln, müssen zwingend die Ursprungsmails mit den Anhängen aus dem Archiv wiederhergestellt werden. Die ECM-Experten der TIMETOACT GROUP haben für Rottendorf Pharma GmbH dafür alle Dateianhänge aus dem Archiv wieder an die zugehörigen E-Mails im Mailingsystem angehangen. Dies erfolgte mit dem eigens entwickelten Notes-Tool „ArchiveUsers“ automatisiert und mit geringem manuellem Aufwand.

Dies beinhaltete, dass der manuelle Aufwand seitens des Pharmaunternehmens so gering wie möglich gehalten werden sollte. Neben der automatischen Durchführung spielte auch Transparenz im Projekt eine große Rolle. Obwohl die Gesamtsteuerung bei der TIMETOACT GROUP lag, sollten Mitarbeiter von Rottendorf Pharma GmbH jederzeit die Möglichkeit haben, sich über den Fortschritt des Projektes einfach und schnell informieren zu können.

Rottendorf Pharma und die TIMETOACT GROUP arbeiten bereits seit 2013 zusammen. In einem ersten Projekt unterstützte die Kölner IT-Unter­nehmensgruppe bereits bei der Datenmigra­tion zwischen verschiedenen Speichersystemen. 2018 kam erstmals das Tool „ArchiveUsers“ bei der Wiederherstellung von Mailanhängen aus dem Archiv zum Einsatz. Zwei Jahre später wurden mithilfe des gleichen Toolsets die Dateianhänge der restlichen Ursprungsmails des Pharmaunterneh­mens in Deutschland wiederangehangen.