Warum der Weihnachtsmann G Suite nutzt

Der Weihnachtsmann hat nicht viel Zeit, um allen braven Kindern Geschenke zu bringen. Nicht nur die Ansprüche der Erwachsenen steigen, auch die zu beschenkenden Kinder sind heutzutage besser informiert und kritischer als je zuvor. Aufgrund dieser gestiegenen Bedürfnisse seiner kleinen Kunden waren Rentiere, Wichtel und der Weihnachtsmann gezwungen, in der Saison 2019 noch effizienter zu arbeiten. Lest in diesem Artikel, wie ihnen das durch die G Suite gelungen ist und von welchen drei Vorteilen das Weihnachtsmannteam ganz besonders profitieren konnte.

Es ist eine organisatorische und logistische Meisterleistung, die der Weihnachtsmann und sein Team alljährlich vollbringen, um allen Kinder die Geschenke unter den Weihnachtsbaum zu legen, durch den Kamin zu werfen oder in dicke Socken am Kamin zu stopfen. Eine Meisterleistung, vor der große Online-Shops, die sich neuerdings auch Drohnen als Zustellgehilfen anschaffen wollen, alljährlich den Hut ziehen.

Dank des Internets sind die Kinder von heute kritischer, anspruchsvoller, aber auch besser informiert als noch vor einigen Jahren. Sie kennen das Geschenkeangebot fast genauso gut wie der Weihnachtsmann selbst, und wünschen sich oft Sachen, deren Beschaffung langwierig und mühsam ist.

Doch nicht nur dieses veränderte Verhalten der Kinder hat den Weihnachtsmann im Jahr 2018 an seine Grenzen gebracht. Auch das veraltete Christmas-Gift-Resource-Planning (CGRP) System und die eigenen Server machten die Arbeit des gesamten Weihnachtsteams unnötig schwer: Es war mit den mobilen Geräten, die bereits mehr als die Hälfte der Wichtel auch für ihre Arbeit benutzten, nicht kompatibel. Außerdem fiel eine der Festplatten, auf der die Geschenklisten für den Raum Nordamerika gespeichert waren, am 23. Dezember aus. Rudolph Rentier und der Weihnachtsmann mussten also komplett ohne Geschenkeinformation nach Amerika abrauschen, um den dortigen Kindern das Weihnachtsfest mit Standardpräsenten zu retten.

Ein Wichtel fand die Daten dann doch noch: Sie waren auf einem USB-Stick gespeichert, welchen der Weihnachtsmann in der untersten Lade seines Schreibtisches aufbewahrte. Im Weihnachtsstress hatte er dieses Back-Up aber offenbar vergessen. Als er mit seinem Schlitten von Nordamerika  an den Nordpol zurückkehrte, präsentierten ihm die Wichtel die aktuelle Geschenkeliste und hatten die passenden Präsente auch schon alle bereitgestellt. Gemeinsam belud man den Schlitten erneut und der Weihnachtsmann tauschte gemeinsam mit Rudolph Rentier und seinen Kollegen alle Geschenke wieder aus.

Rudolph Rentier und sein Team waren nach der absolvierten Geschenke-Tour derart geschafft, dass sie geschlossen einen Urlaub in Lappland antraten, ohne zu verraten, wann sie an den Nordpol zurückkehren würden.

Die Wichtelgewerkschaft drohte gar mit Streik während der Vorweihnachtszeit 2019. Sie wollten mit dem alten CGRP-System einfach nicht mehr weiterarbeiten und fürchteten sich schon vor weiteren Datenverlusten, die das Bewältigen der Saison 2019 unmöglich machen würden. Als sie sich vom Weihnachtsmann verabschiedeten, um in den Haushalten ihrer Alltagsbeschäftigung nachzugehen, war die Stimmung frostig wie nie zuvor. 

Ganz allein am Nordpol, hatte der Weihnachtsmann nun genügend Zeit, um  über die alten Prozesse nachzudenken und eine neue, effizientere Arbeitsweise zu ersinnen. Die Herausforderung dabei: Die Umstellung musste auf Anhieb klappen. Reibungsverluste, Doppelgleisigkeiten oder gar Fehler zu machen, war keine Option. Der Weihnachtsmann musste also eine gelungene Premiere hinlegen - und zwar ohne Generalprobe. Oder sollte 2019 als das Jahr in die Geschichte eingehen, in dem die Kinder zu Weihnachten in Tränen ausbrachen, weil sie statt dem Gewünschten nur Unerwünschtes unter dem Weihnachtsbaum, im Kamin oder in ihren Socken vorfanden?

Der Weihnachtsmann entschied sich, nach einer relativ kurzen Evaluierungsphase, in der er die Wortführer der Wichtel und Rudolph das Rentier miteinbezog, für die G Suite. Um den Umstieg auf die neue Software optimal vorzubereiten, startete der Weihnachtsmann auch einen gut geplanten Change-Prozess. Er richtete für die Schlüsselkräfte in seinem Team bereits im Herbst User-Accounts ein, mit welchen sie das neue System testen konnten. Dafür war es nicht notwendig zum Nordpol zu kommen: Die G Suite läuft in der Cloud und ist sowohl über Laptop als auch am Tablet und Smartphone bedienbar.

Das Rollout erfolgte dann pünktlich zum ersten Advent. Denn ab diesem Zeitpunkt beginnen erfahrungsgemäß die ersten Kinder damit, ihre Wunschzettel zu schreiben und an den Weihnachtsmann zu senden. Sowohl der Pilot als auch der bisherige Echtbetrieb haben vor allem drei Vorteile ans Tageslicht gebracht.

Dank der G Suite kann der Weihnachtsmann nicht mehr nur handgeschriebene oder per E-Mail an ihn gerichtete Wunschzettel bearbeiten. Einige Wichtel haben mit der Formular-Anwendung eine Liste erstellt, mit dem sich der individuelle Wunschzettel mithilfe weniger Klicks erstellen lässt.

Die Selektionsmöglichkeiten sind dabei illustriert, sodass auch Kinder, die noch nicht lesen und schreiben können, selbständig ihren Wunschzettel - etwa über den Tablet-Computer des Herrn Papa - auswählen können. Einige Wichtel wollen, dass der Weihnachtsmann in der nächsten Saison auch Chromebooks oder Digital-Signage-Lösungen in der Vorweihnachtszeit an stark frequentierten Plätzen aufstellt.

Die Kinder können dann dort ihren individuellen Wunschzettel via Touchscreen eingeben. Der Weihnachtsmann hat versprochen, dass er nach absolvierter Saison 2019 darüber nachdenken wird. Sein Problem: Er will nicht, dass das Formulieren eines Wunschzettels zu sehr an den Bestellvorgang bei McDonalds erinnert.

Die Aufgabe eines Wichtelteams war es, für den Weihnachtsmann eine aktuelle Geschenkeliste zu erstellen. Bisher erarbeitete dieses Team ein Excel Sheet, welches alle Informationen über die Kinder und ihre Wünsche enthielt. Um ganz sicher zu gehen, dass auch alles seine Richtigkeit hat, verschickte dieses Team die Excel-Liste an alle anderen Beteiligten zum Gegencheck. Manchmal kam es ja vor, dass die Kinder ihre Wünsche im letzten Moment änderten. Um Tränen am Weihnachtsabend zu vermeiden, war es dem Weihnachtsmann äußerst wichtig, auch diese kurzfristig geänderten Wünsche zu erfüllen.

Die Wichtel stimmten diese Liste über E-Mail untereinander ab, und da kam es in der Vergangenheit häufig zu Fehlern. Ein Wichtel fügte Änderungen in eine Version ein, verschickte diese aber nur an einen Teil seiner Kollegen. Ein anderer aktualisierte dann eine veraltete Fassung. Und am Ende gab es mehrere „Letztversionen“. Meist zu einem Zeitpunkt, als der Rentierschlitten schon zur Beladung bereit stand. 

Mit der G Suite Anwendung "Sheets" können nun alle Wichtel gleichzeitig an der Liste arbeiten und ihre Aktualisierungen durchführen. Am Ende steht eine Liste zur Verfügung, bei der man sich sicher sein kann, dass diese auch aktuell ist.

Weil das alte CGRP-System nicht für mobile Endgeräte geeignet war, druckte der Weihnachtsmann die Wunschliste auf Papier aus und nahm sie auf seine Touren mit. Sobald ein Geschenk abgeliefert war, machte er immer ein Häkchen auf dieser Liste.

Zumindest fast immer. Manchmal vergaß er es, weil er gerade mit Rudi Rentier in einem anregenden Gespräch verwickelt war. Einige tausend Häuser weiter, waren sich dann beide nicht mehr sicher, ob auch alle Kinder ihr Geschenk bekommen hatten. Also kroch der Weihnachtsmann oft auf die Ladefläche des Schlittens, um sich zu versichern, dass das Geschenk, für welches das Häkchen fehlte, nicht mehr da war. 

In die G Suite lässt sich indes jedes mobile Endgerät einbinden. Die Liste befindet sich deshalb auf dem Tablet des Weihnachtsmanns. Sobald er dort ein Häkchen macht, wissen auch die Wichtel in der Zentrale, dass das betreffende Geschenk zugestellt worden ist. Falls der Weihnachtsmann auf das Häkchen vergisst, bekommen er und Rudi Rentier eine Warnmeldung auf ihre Displays. Ein findiger Wichtel hat die G Suite nämlich mit Google Maps verbunden. Und somit kennt das IT-System den aktuellen Standort des Rentierschlittens und weiß auch, welches Geschenk an diesem Standort zugestellt werden muss. Der Weihnachtsmann und die Rentiere müssen sich dadurch auf ihrer Zustelltour weniger konzentrieren. Und die zeitraubende Suche nach Geschenken, bei dem sich beide nicht sicher waren, ob diese bereits ausgeliefert wurden, oder nicht, entfällt ebenso.

3 Gründe, warum der Weihnachtsmann auf die G Suite umgestiegen ist

Sowohl Weihnachtsmann, Wichtel und Rentiere sind mit der G Suite bisher hochzufrieden. Sie ermöglicht ihnen ihre Arbeit effizienter und weniger fehleranfällig durchzuführen. Mit den gestiegenen Erwartungen der Kinder können sie nun leicht fertig werden. Und allen bleibt auch Zeit, über weitere Möglichkeiten der G Suite nachzudenken. Auf einer seiner Auslieferungstouren hat der Weihnachtsmann neulich mit Rudi Rentier darüber gesprochen, 2020 möglicherweise Weihnachts-Hangouts zu veranstalten. Die Reisen zu vielen Shopping Cities in der Vorweihnachtszeit, um sich mit den Kindern fotografieren zu lassen, ist eine Tätigkeit, die dem Weihnachtsmann ziemlich auf die Nerven geht. Mit Hangouts könnte er sich mittels Videokonferenz mit den Kindern unterhalten und die Besten davon auch auf seiner Website veröffentlichen. Doch weitere Möglichkeiten gibt’s genug. Die leichte Bedienbarkeit der G Suite erlaubt auch, bisher eher unerfahrenen Wichteln, bei der Bedienung sicher im Sattel zu sitzen.