Einführung eines Identity Management Systems

Die TIMETOACT GROUP mit Hauptsitz in Köln und rund 1.100 Mitarbeitenden modernisiert und integriert IT-Anwendungen für den gehobenen Mittelstand und Konzerne, um deren Agilität, Effizienz und Transparenz zu steigern. Für innovative Kunden konzipieren und implementieren wir zudem digitale Business Modelle in Deutschland, Österreich, der Schweiz und weiteren Ländern. Die TIMETOACT GROUP besteht aus elf IT-Dienstleistern, jeder Best-in-class in seinem Themengebiet.

Die bisherige Lösung der TIMETOACT sollte durch eine gemeinsame Cloud-basierte HR-Lösung ersetzt werden. Dabei stellte sich jedoch heraus, dass die HR-Lösung nicht ausreichend dazu in der Lage war, Accounts direkt in Azure AD anzulegen. Es wurde schnell klar, dass ein Tool benötigt wird, das mehr Funktionalitäten bietet als wenige Attribute aus dem HR-System in das Zielsystem zu synchronisieren. Auch für den Prozess des On- und Off-Boardings reichte die Funktionalität sowie die Schnittstelle nicht aus, da das Setzen von Passwörtern, die Aktivierung von Accounts zum richtigen Zeitpunkt und die Namensänderungsprozesse nicht einwandfrei funktionierten.

Die TIMETOACT GROUP entschied sich auf Empfehlung des IDABUS Partners IPG für den Einsatz einer Cloud-basierten IAM-Lösung. Die IDABUS Identity Solution erfüllte alle Anforderungen der Verantwortlichen von TIMETOACT. 

Gemeinsam mit den Stakeholdern der verschiedenen Abteilungen wie HR, IT und Geschäftsleitung wurde ein Aufgabenkatalog aufgesetzt. Wichtigster Punkt war die Umsetzung der Basisprozesse für den Identity Life Cycle. So wurden die Anforderungen für das Onboarding, für Änderungen am Benutzer, Jobwechsel und schlussendlich das Off-Boarding festgelegt. Als modernes Unternehmen und Digitalisierungsexperte war es klar, dass die Lösung „Cloud born“ sein muss. Der Wunsch nach einer intuitiven, selbsterklärenden Benutzeroberfläche stand ebenso im Zentrum.

Nachdem die internen Prozesse geklärt waren, konnte die IDABUS Identity Solution innerhalb von nur drei Monaten in Betrieb genommen werden.

Die Migration zur IDABUS Identity Solution brachte jedoch auch einige Herausforderungen mit sich. Zunächst musste sichergestellt werden, dass unternehmensweit einheitliche On- und Off-Boarding-Prozesse etabliert werden konnten, obwohl ein Tochterunternehmen der TIMETOACT GROUP bereits eine andere IAM-Lösung im Einsatz hatte.

Den Verantwortlichen war es wichtig, die Verwaltung der Personaldaten im HR-Tool so zu strukturieren, dass sie auch im IAM-System zuverlässig und automatisiert verarbeitet werden. Für Informationen, die nicht im HR-Tool abgebildet werden konnten, musste eine Lösung gefunden werden, um fehlende Informationen zu berechnen und an der richtigen Stelle im Azure Account zur Verfügung zu stellen.

Eine zusätzliche Herausforderung war das Wachstum während des Projekts, da die TIMETOACT GROUP jedes Jahr sowohl organisch als auch anorganisch um weitere Tochtergesellschaften und Mitarbeitende wächst. Trotz dieser Herausforderungen konnte die Migration erfolgreich durchgeführt werden.

• Basis Life Cycle wie Onboarding, Änderung, Jobwechsel und Off-Boarding
• Unternehmensweit einheitliche On- und Off-Boarding-Prozesse
• Verwaltung der Personaldaten im HR-Tool im IAM-System automatisiert
• Weiteres Wachstum der Gruppe einfach zu managen

Durch die positiven Erfahrungen bei der Migration zur IDABUS Identity Solution ermutigt, plant die TIMETOACT GROUP in einer zweiten Runde die Optimierung der aktuellen Prozesse. Konkret werden interne Übertritte, Freistellungen und die Verwaltung von externen Mitarbeitenden optimiert. Darüber hinaus ist die Anbindung von zusätzlichen Zielsystemen, das Verwalten von Berechtigungen über Geschäftsrollen und die Verwaltung von Teams in Zukunft angedacht. Auch die Einbeziehung des Cloud-basierten Zielsystems SAP HANA wird geprüft. 

Der Ausblick zeigt, dass die gemeinsame Reise der TIMETOACT mit IDABUS noch lange nicht zu Ende ist.