Greater transparency in IT and with external service providers - this was the challenge facing a large financial services provider with around 17,000 consultants in operation. The IT department was already working with Jira software from Atlassian. Nevertheless, there was always a lack of transparency. Together with catworkx, Jira software was introduced and further developed across the company over a project period of six years, among other things for mapping action management, for time recording in IT, and for collaboration with external service providers. In the next step, Jira software was also used in the IT line departments and central specialist departments.
Der Weg zu mehr Transparenz in der IT mit Jira Software
Das Projekt im Überblick
Die Branche
- Finanzdienstleister
Die Anforderungen
- Steigerung der Transparenz
- Sicherstellung der inhaltlichen Kollaboration
Die Lösung
- Jira Software (Atlassian)
- Marketplace Apps:
- Insight Asset Management (Atlassian)
- Tempo Timesheets (Tempo)
- eazyBI Reports and Charts for Jira (eazyBI)
- Elements Copy & Sync (Elements)
Der Nutzen
- Transparenz und Rückverfolgbarkeit aller IT-Maßnahmen
- Klare Kostenzuordnungen aller Aktivitäten
- Geregelte Zeiterfassung
Jira Software ist für seine flexiblen Einsatzmöglichkeiten bekannt. Ein großer Finanzdienstleister setzte das Tool bereits zur Unterstützung in der IT-Planung zur Projekt- und Vorgangsverfolgung ein. Dennoch blieben Fragen offen: Welche Aufträge bearbeitet die IT gerade für welchen Kunden? Welche Prioritäten und Verantwortlichkeiten gibt es? Wieviel Aufwand steckt in den Projekten?
Intransparenz durch Nutzung mehrerer Tools zur Auftrags- und Projektabwicklung
Die Unterstützung durch Jira Software funktionierte für das Unternehmen einwandfrei, aber nur bei großen Projekten. Anfrageprozesse sowie Entscheidungen, Umsetzungen, Prüfungen und Dokumentationen, ließen sich damit strukturiert abbilden. Defizite gab es bei der Bearbeitung von Arbeitsaufträgen kleinerer und mittlerer Größe. Statt Jira Software wurden dort Tools wie Excel oder PowerPoint eingesetzt. Dieser Umstand ging zu Lasten der Transparenz in der IT-Abteilung, da es keinen SPOT (Single Point of Truth) gab. Diese Intransparenz wirkte sich negativ auf die Bearbeitungsdauer aus. Hinzu kam, dass die IT mit den Jahren gewachsen war, Strukturen und Prozesse jedoch nicht angepasst worden waren.
Ausgehend von diesen Defiziten gab das Unternehmen zu dieser Zeit das übergeordnete Ziel vor, Anforderungsprozesse in der IT neu zu gestalten, um ein gesteigertes Maß an Transparenz zu erzielen. Gemeinsam mit catworkx wurde – basierend auf Jira Software sowie verschiedener Marketplace- und catworkx-Apps – eine Lösung entwickelt, die zu einer deutlich höheren Transparenz in der IT-Abteilung sowie bei externen Dienstleistern führt. Die dadurch entstandene, verbesserte Arbeitsweise und hohe Akzeptanz von Jira Software bei den Mitarbeitern in der IT, bildete in der Folge auch den Grundstein dafür, das Projektmanagement-Tool weiterführend in den IT-Linienbereichen und zentralen Fachbereichen einzuführen. In der nächsten Entwicklungsstufe war vorgesehen, dass auch externe Dienstleister der internen IT an Jira angebunden werden, mit dem Ziel, die E-Mail-Kommunikation zwischen allen Beteiligten in großen Teilen auszulagern und zu vereinfachen.
Jira-Offensive: Neue Prozesse, neue Strukturen, neue Rollen
Die Neustrukturierung brachte im ersten Schritt mit sich, dass alle Kundenmaßnahmen und -projekte sauber von den Maßnahmen und Projekten der IT abgegrenzt wurden. Jeder Maßnahme wurde ein eindeutiger Vorgangstyp zugewiesen und verständliche Titel trugen zur eindeutigen Zuordnung bei – sowohl aus interner als auch externer Sicht. Geschaffen wurden zudem neue Verantwortungsbereiche. Erster Ansprechpartner im neuen Prozess wurde der Key Account Manager, welcher Projekte und Maßnahmen mit Prioritäten versieht, die er vorab mit dem Kunden erarbeitet hat. Beim Einsatz der Kanban-Boards von Jira Software unterstützen ihn Quickfilter, die Rangfolge der Maßnahmen strukturiert abzubilden, was der IT Klarheit über die Wichtigkeit eines Vorgangs verschafft. Über entsprechende Filter lässt sich der Rang auch im IT-Portfolio einblenden.
Die nächste Prozessebene verantwortet der Product Manager. Er beschreibt im Anforderungsmanagement, an welchen Applikationen welche Änderungen durchgeführt werden sollen.
Der Requirement Engineer bereitet Informationen auf und steuert sie zur finalen Umsetzung über entsprechende Change-Requests an die Supplier.
Der von catworkx entwickelte Lösungsansatz beinhaltete die gesamte Anforderungsaufnahme und -bearbeitung, bis hin zur Umsetzung und die Einbindung in Jira Software.
Erweiterte Funktionen durch Marketplace- und catworkx-Apps
Zur Steigerung der Transparenz trug auch ein Feld bei, mit dem sich Ansprechpartner in Jira Software anzeigen lassen. Unter Einsatz der App „Insight“ lassen sich datenbankbasiert alle Ansprechpartner – vom kundenseitigen Fachbereich bis zur internen IT – unkompliziert einblenden und grafisch unterstützt Abhängigkeiten herleiten. Um einem Kontakt aus einem Fachbereich einen Vorgang zuzuweisen, lässt sich der Bearbeiterkreis mithilfe der App „Elements Copy & Sync“ per Drag & Drop ausweiten.
Eine weitere Baustelle im Change-Prozess war die Gliederung des Kundenstamms nach Gruppen. Dem Vorstand erleichtert diese Gruppierung ein schnelleres Erkennen von Terminverzögerungen oder anderweitige Schwierigkeiten sowie proaktives Handeln. Die neuen Strukturen tragen dazu bei, dass eine saubere Kostenzuordnung erzielt werden kann. Relevante Informationen gilt es im Workflow zu vererben. Mithilfe einer von catworkx entwickelten App, lassen sich die Kosteninformationen und das Rangfeld bis zum Abschluss vererben. Die reine Zeiterfassung, inklusive Monatsübersichten und Monatsabschluss, wird mit der App „Tempo Timesheets” festgehalten. Die App „eazyBI Reports and Charts for Jira“ stellt die Plattform für die Datenübernahme, um IT- und Kundenberichte erstellen zu können. Das Controlling verarbeitet die Daten weiter.
Sichtbare Transparenzsteigerung mit Jira Software als zentrales Steuerungs-Tool
Die IT profitiert derzeit – denn es können jetzt nur noch Umsetzungen durchgeführt werden, die mit einer klaren Beschreibung der Anforderungen am Ticket einhergehen. Die Vergabe der Namen für Ansprechpartner unterschiedlichster IT-Projekte bietet im Jira-Vorgang eine wertvolle Orientierungshilfe. Der hinterlegte Workflow gibt Aufschluss über den Lifecycle-Status und erzeugt damit die gewünschte Transparenz. Das Controlling profitiert von hinterlegbaren Kostenstellen. Fazit: Jira Software ist erfolgreich zum zentralen Steuerungs-Tool aufgestiegen!
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