Sana Kliniken AG setzt novaAudit, eine in Microsoft SharePoint integrierte Audit-Management-Lösung, im internen Revisionsmanagement ein, um den Revisionsprozess zukünftig schneller, transparenter und einfacher zu gestalten.
Herausforderungen
- Datenerfassung und -verwaltung mit unterschiedlichen, untereinander nicht gekoppelten Systemen wie E-Mail, Excel und Word
- Fehlen einer einheitlichen Informationsablage und der Möglichkeit, die Prozesse gezielt zu steuern und zu automatisieren
- Hoher Arbeitsaufwand durch manuelle Tätigkeiten
Projektziele
- Einführung einer SharePoint-basierten Lösung für ein effizientes Revisionsmanagement
- Optimierung des Gesamtprozesses und der Zusammenarbeit aller Beteiligten
Lösung
- Entscheidung für novaAudit, eine hochflexible, auf SharePoint basierenden Audit-Management-Lösung
- Einheitliche, zentrale Datenablage und -verarbeitung, geführte Prozesse sowie prozessbegleitende Kontrollfunktionen
- Automatisierte, anpassbare Berichterstellung und mehrjahresfähige Prüfungsplanung
- Enge Abstimmung mit novaCapta über das gesamte Projekt hinweg
Mehrwert
- Hohe Flexibilität und einfache Integration bestehender, interner Prozesse
- Schneller, transparenter und einfacher Revisionsprozess
- Gewinn an Struktur, Dynamik und Effizienz
- Realisierung von erheblichen Zeitersparnissen
- Anwenderfreundliche Bedienung und hohe Akzeptanz
"novaAudit bedeutet für unsere interne Revision eine enorme Aufwandsreduktion. Alle wesentlichen Prozessschritte werden in einer zentralen IT-Lösung abgebildet, so dass Medienbrüche weitestgehend entfallen."
Matthias BeschererReferent für KonzernrevisionSana Kliniken AGOptimierung des Revisionsprozesses
Die Sana Kliniken AG sichert mit ihrem weitreichenden Qualitätsmanagement ihre hohen Leistungsstandards und stellt zugleich die Weichen dafür, sich selbst stetig zu verbessern. Bis vor kurzem erarbeitete die Sana Konzernrevision ihre Ergebnisse über unterschiedliche, untereinander nicht gekoppelte Systeme wie E-Mail, Excel und Word. Die Daten manuell zu einem aussagekräftigen Bericht zusammenzufassen verursachte einen beträchtlichen Arbeitsaufwand. Darüber hinaus gab es keine Möglichkeit, die Revisionsstruktur durch geführte Prozesse transparent umzusetzen. Mit einer in Microsoft SharePoint integrierten Audit-Management-Lösung sollte dieser aufwendige Revisionsprozess zukünftig schneller, transparenter einfacher ablaufen.
Individualisierte Audit-Management-Lösung
Die Mitarbeiter der Sana Kliniken nutzen Microsoft SharePoint bereits als Intranetplattform sowie mit als zentrale Informationslösung. Die Stärken von SharePoint auch für die Revision zu nutzen, lag daher nahe: „SharePoint zählt zu den leistungsstarken Plattformen am Markt. novaAudit integriert sich nahtlos in SharePoint, lässt sich flexibel skalieren und kann von jedem Mitarbeiter intuitiv bedient werden“, beschreibt Michael Matuschek, Director Sales bei novaCapta. Bernd Opitz, Leiter Konzernrevision der Sana Kliniken AG ergänzt: „Was uns darüber hinaus besonders angesprochen hat, war, dass wir als Konzernrevision die fachliche Konfiguration in novaAudit bei Bedarf selbst vornehmen können – ganz ohne die Hilfe der IT-Abteilung.“
Ein Revisionsprozess – eine Plattform
novaAudit vereint heute alle notwendigen Funktionen in einem System, um einen vollständigen Revisionsprozess durchzuführen und in einem Reporting zu formulieren. Es vereinheitlicht damit die Informationsablage und beschleunigt die Datenverarbeitung enorm. Zudem bildet novaAudit gemäß dem Best Practice-Ansatz des DIIR (Deutsches Institut für Interne Revision) den kompletten Auditprozess ab und schafft damit Transparenz.
Der administrative Arbeitsaufwand bleibt gering, indem Routinetätigkeiten automatisiert werden. Geprüfte Einheiten geben direkt im System Rückmeldung über den Erfüllungsgrad der Maßnahmenumsetzung. Daran geknüpft ist ein Freigabeworkflow für Prüfungsleiter.
Die geführten Prozesse ermöglichen eine hohe Prozesstransparenz und vereinfachen insgesamt den Revisionsprozess für die Mitarbeiter.
Ein Optimum an Kontrolle
Die umfassende Berichtserstattung über den Prozess-Status erfolgt durch systeminterne Benachrichtigungen. Für die Berichte zu den Revisionsergebnissen stehen verschiedene Berichtstypen zur Verfügung, die bei Bedarf individuell konfiguriert werden können. Hierdurch können der Fortschritt und die Ergebnisse der Revision einfacher gemessen und ausgewertet werden.
Mit den integrierten Statistiken und Dashboards stehen den Mitarbeitern der Sana Kliniken AG zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, die erhobenen Daten auszuwerten. Darüber hinaus können Auditberichte mit wenigen Klicks im Word-Format erstellt und wieder in novaAudit eingespeist werden. Die interne Revision der Sana Kliniken AG profitiert durch das Auditmanagement mit novaAudit von deutlich strukturierteren Abläufen, einem zeiteffizienteren Arbeiten und einer erheblich transparenteren Datenverwaltung. Darüber hinaus baute die Audit-Management-Lösung bestehende Kollaborationsbarrieren ab und ermöglicht nun die effektive Zusammenarbeit des Auditteams.
Eingesetzte Technologien
Kundenprofil
Sana Kliniken AG
Die Sana Kliniken AG ist als drittgrößte private Klinikgruppe Deutschlands einer der bedeutendsten Anbieter im Bereich integrierter Gesundheitsleistungen. Die Sana Kliniken AG wurde 1976 gegründet und ist nicht börsennotiert. Ziel ist Spitzenmedizin in einem breiten Versorgungsangebot. Sana Kliniken sind offen für alle Versicherten. Der Firmensitz ist in Ismaning in der Nähe von München.